Assistant(E) Exécutive - Montréal, Canada - Galenvs Sciences Inc.

Galenvs Sciences Inc.

Verified Company

Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Assistant(e) exécutive**

Sur-place

Temps-Plein

**À propos de Galenvs Sciences**

Galenvs Sciences Inc. est une entreprise de biotechnologie basée à Montréal, au Québec. Galenvs offre des plateformes et des solutions clés en main pour les chercheurs et les cliniciens dans les laboratoires universitaires, gouvernementaux, biotechnologiques et pharmaceutiques. Galenvs se spécialise dans les formulations d'isolement de l'acide nucléique à base magnétique, informées par la technologie de l'apprentissage automatique. Les solutions innovantes de Galenvs sont utilisées en Amérique du Nord, en Amérique du Sud et en Asie.

Galenvs recherche une personne énergique, organisée et très efficace pour rejoindre son équipe. Le rôle de l'assistant(e) exécutif est de fournir un soutien administratif à l'équipe de direction (directeur exécutif et directeur des opérations) dans la planification, la gestion et la coordination des tâches administratives.

**RESPONSABILITÉS**
- Assurer la tenue rigoureuse de l'agenda, l'organisation des réunions et la préparation des documents avant les réunions
- Assurer la logistique et le suivi des différentes réunions du comité exécutif et des réunions récurrentes : envoi des convocations, rappels, suivi des présences, préparation et transmission des dossiers de comptes rendus de réunion nécessaires ; commande de nourriture et de boissons
- Planifier les voyages d'affaires (réservations, itinéraire et documentation)
- Soumettre et rapprocher les notes de frais pour l'équipe de direction
- Préparer des lettres, des mémos, des présentations et d'autres documents pouvant contenir des informations confidentielles
- Traduire certains documents et/ou présentations (anglais/français)
- Concevoir et mettre à jour diverses présentations de l'entreprise
- Répondre et rediriger les appels téléphoniques
- Aider à la planification et à l'organisation des événements de l'entreprise
- Maintenir l'apparence du bureau et organiser le nettoyage et les réparations nécessaires
- Maintenir les fournitures de bureau et de cuisine
- Effectuer toute autre tâche connexe

**QUALIFICATIONS**
- 2-4 ans d'expérience pertinente avec des cadres supérieurs (C-Suite)
- Parfaitement bilingue, excellente connaissance du français et de l'anglais, tant à l'écrit qu'à l'oral
- Excellentes compétences en grammaire, orthographe et rédaction
- Expérience/connaissance de la suite Office et de la suite Google
- Faire preuve de bon jugement, d'initiative, d'autonomie et de discrétion
- Excellentes aptitudes à la communication et à l'organisation du travail
- Faire preuve de rigueur professionnelle

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**Executive Assistant**

On-site

Full-Time

**ABOUT THE EMPLOYER**

Galenvs Sciences Inc. is a biotech based in Montreal, Quebec. Galenvs offers turn-key platforms and solutions for researchers and clinicians in academic, government, biotech, and pharmaceutical labs. Galenvs specializes in magnetic-based nucleic acid isolation formulations informed by machine learning technology. Galenvs' innovative solutions are used across North America, South America, and Asia.

Galenvs is seeking an energetic, organized and highly efficient individual to join their team. The role of the Executive Assistant is to provide administrative support to the Executive Team (Executive Director and Operations Director) in the planning, management and coordination of administrative tasks.

**RESPONSIBILITIES**
- Ensure the rigorous maintenance of the agenda, the organization of meetings and the preparation of documents prior to meetings
- Ensure the logistics and follow-up of various executive committee meetings and recurring meetings: send notices of meetings, reminders, track attendance, prepare and transmit necessary meeting minute files; order food and beverages
- Plan business travel (reservations, itinerary and documentation)
- Submit and reconcile expense reports for the executive team
- Prepares letters, memos, presentations and other documents that may contain confidential information
- Translate some documents and/or presentations (English/French)
- Design and update various company presentations
- Answer and redirect phone calls
- Assist in the planning and organization of company events
- Maintain the office appearance and arrange for necessary cleaning & repairs
- Maintain office & kitchen supplies
- Perform any other related tasks

**QUALIFICATIONS**
- 2-4 years of relevant experience with senior management (C-Suite)
- Fluently bilingual, excellent knowledge of French and English, both written and spoken
- Excellent grammar, spelling and writing skills
- Experience/knowledge of Office Suite & Google Suite
- Demonstrate good judgment, initiative, autonomy and discretion
- Excellent communication and work organization skills
- Demonstrate professional rigor