Assistante Administrative - Ottawa, Canada - EORLA / ALREO

EORLA / ALREO

Verified Company

Ottawa, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Aperçu du poste
Fournir un soutien et des services administratifs, de coordination et de logistique aux départements de microbiologie et de virologie de l'ALREO.

La fourchette d'embauche pour ce poste est comprise entre 55,344.90 $/an et 63,651.90 $/an.

**Responsabilités**:
Administration de bureau
- Assurer le premier point de contact pour les demandes de renseignements par téléphone et par courrier électronique - fournir des informations, orienter les appels et prendre les messages.
- Triage et suivi du courrier et des courriels entrants en vue d'y répondre et d'y donner suite.
- Photocopie, télécopie et numérise une série de documents et d'informations.
- Organiser les services de messagerie et de courrier; distribuer les documents aux agences extérieures.
- Préparer et distribuer les horaires du personnel (garde, rotation, vacances, enseignement), coder et saisir les données de temps et de présence.
- Établir des listes de distribution de courriels et de téléphones.

Coordination et planification
- Agir en tant qu'administrateur de programme pour le programme de résidence en microbiologie.
- Coordonne les dispositions prises pour les consultations, les comités (internes et externes), les réunions et autres événements - programmation, préparation et distribution des invitations, inscription, réservation des salles, organisation des conférences téléphoniques, prise en charge de l'équipement, de la restauration, des déplacements et de l'hébergement.
- Coordonner, collecter, assembler, télécharger et fournir des ordres du jour et des dossiers d'information - rapports, recherches, dossiers et documents d'information.
- Organiser des entretiens (recrutement, programme de résidence, nominations universitaires) ; identifier, collecter et classer ou distribuer la documentation requise pour soutenir les processus.
- Répondre aux demandes d'informations ou de documents émanant de parties prenantes internes et externes.
- Assister aux réunions, rédiger et distribuer les procès-verbaux aux participants.
- Gérer et coordonner les calendriers - acceptation, hiérarchisation et mises à jour.

Finances
- Contrôler les stocks de fournitures de bureau et de fournitures spécialisées.
- Préparer les demandes d'achat et les bons de commande.
- Examine et prépare ou soumet les factures à des fins de paiement.
- Saisir les données pour les budgets, fournir des mises à jour des écarts, effectuer des transferts de fonds.

Documentation et rapports
- Préparer, mettre en forme et éditer une série de documents sous différentes formes (documents Word, feuilles de calcul, présentations) - notes de service, correspondance, rapports, matériel de formation, présentations, feuilles de calcul, conférences, affiches, manuscrits, politiques, procédures, demandes de recherche, processus d'accréditation.
- Créer ou aider à créer des formulaires et des modèles.
- Gérer des systèmes de suivi pour les documents et les produits livrables, tant sur papier que sous forme électronique.
- Gère les bases de données et les systèmes d'archivage, y compris la constitution des dossiers, la saisie des données, la validation des données et l'archivage.
- Effectuer des recherches sur Internet pour identifier et récupérer des informations, des rapports, des publications, etc. afin de soutenir la recherche et d'autres initiatives.

Communication et compétences interpersonnelles
- Assurer le premier point de contact et le service à la clientèle pour le triage, la fourniture de services et d'informations.
- Interagir avec un éventail de parties prenantes internes et externes en se concentrant sur la fourniture d'un soutien administratif et opérationnel et sur l'échange, la collecte et la diffusion d'informations.
- Expliquer, clarifier et échanger des informations sur les processus et les procédures.

Complexité et résolution de problèmes
- Hiérarchiser la charge de travail en cas de demandes concurrentes et de délais imprévus.
- Trier les appels téléphoniques entrants, les courriels et les visiteurs en personne lorsque les solutions ne sont pas toujours connues.
- Procède à l'identification, à la consolidation et à l'établissement de rapports sur les données - s'assure de l'exactitude et de la validité du codage.
- Apporte des idées et des suggestions pour améliorer les processus de travail et la productivité.

Responsabilité et prise de décision
- Déterminer l'ordre des priorités de travail afin de respecter les délais prévus.
- Vérifie l'exactitude des informations avant la saisie des données (par exemple, temps de travail et de présence) et assure le suivi nécessaire.

Exigences pré-requis
- Diplôme d'études supérieures en administration de bureau;
- Minimum de 3 à 5 ans d'expérience dans une fonction de soutien administratif;
- Connaissance et expérience des pratiques d'administration de bureau, y compris la gestion du temps, la gestion des