Coordonnateur(Trice) Aux événements - Quebec City, Canada - iA Groupe financier / iA Financial Group

iA Groupe financier / iA Financial Group

Verified Company

Quebec City, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Employeur**: iA Groupe financier
- **Bureau**: 1080, Grande Allée Ouest
- **Principal lieu de travail**: Québec, Québec
- **Autre(s) lieu(x) de travail possible(s)**: Montreal, Québec
- **Domaines d'activité**: Marketing et communication
- **Numéro du poste**: JR
- **Type d'emploi**: Emploi temporaire
- **Postulez avant le**:
- Expérience numérique et gestion de la marque_ / Événementiel /_Québec ou Montréal / Hybride / Contrat temporaire 13 mois (avec possibilité de prolongation) _

Le **coordonnateur ou la coordonnatrice aux événements** participera à la création d'événements corporatifs destinés à nos employés et la force de vente. Tu es reconnu(e) pour ta rigueur, ta minutie et ta mentalité de service? Fais un pas de plus pour ta carrière et joins-toi à notre équipe chaleureuse, accueillante et compétente. Le mandat consiste à soutenir administrativement les conseillers(ères) afin de réaliser des événements mémorables.

**Plus précisément**:

- Effectuer les tâches administratives liées aux événements:

- Créer des événements dans la plateforme technologique événementielle (Aventri)_;_
- Créer des listes d'invités;
- Envoyer les invitations;
- Répondre aux questions des employés via la boîte courriel événementielle;
- Créer et envoyer les sondages post-événement, analyser les résultats et créer des rapports;
- Envoyer les certificats de formation aux participants;
- Valider les disponibilités et la tarification de fournisseurs (hôtels, transports, artistes, etc.);
- Gérer les réservations des mascottes corporatives.
- Gérer les loges corporatives et les abonnements, plus précisément distribuer les billets, assurer un suivi, répondre aux questions, payer les factures et trouver des solutions aux imprévus rencontrés;
- Assurer les tâches administratives liées à l'installation corporative:

- Envoyer les invitations et confirmations, répondre aux questions, assurer les tâches administratives (immatriculations, assurance, petite caisse, rapport de frais, validation de la carte de crédit, etc.);
- Faire preuve de proactivité et trouver des solutions aux imprévus rencontrés.
- Effectuer la gestion de projets de la création de matériel événementiel (affiches, gabarits courriel, signalétique, etc.)
- Créer les demandes dans le portail de gestion de projets (JIRA)
- Effectuer les suivis nécessaires auprès des experts internes.
- Assurer une présence lors d'événements à Québec et à Montréal : montage des salles, accueil des invités, etc.
- Effectuer la gestion de la boutique en ligne:

- Approuver les bons de commande;
- Collaborer dans la recherche des nouveaux articles promotionnels;
- Assurer le suivi du budget;
- Produire des rapports mensuels.
- Produire des statistiques et mettre à jour les indicateurs clés liés aux événements;
- Supporter l'équipe dans la participation à des concours marketing:

- Faire un échéancier et effectuer les suivis requis.
- Remplir les formulaires avec l'aide de collaborateurs internes.
- Toute autre tâche connexe.

**Ton profil ressemble à celui-ci**:

- Tu détiens une formation en bureautique, en secrétariat ou une expérience équivalente;
- Tu as une excellente connaissance d'Excel;
- Tu connais PowerPoint et Word;
- Tu as un grand souci du détail et de la qualité;
- Tu as un sixième sens pour détecter les erreurs;
- Tu es reconnu(e) pour ton sens de l'organisation, ton autonomie et ta facilité à gérer et prioriser plusieurs projets et tâches;
- Tu es proactif(ve) et constamment en mode solution;
- Tu es dynamique et travaillant(e);
- Tu détiens des aptitudes linguistiques en anglais de niveau intermédiaire/avancé, tant à l'oral qu'à l'écrit, te permettant de répondre sur une base quotidienne à des courriels d'employés anglophones et sur une base ponctuelle, d'interagir avec des fournisseurs externes et d'accueillir des participants anglophones lors des événements.

LI-DL2 #LI-hybrid

**Profil de l'organisation**:
**À propos**:
iA Groupe financier, c'est la force d'une société de taille à dimension humaine qui compte plus de 8 000 employés. Ensemble, nous avons gagné la confiance de plus de 4 millions de clients et représentants qui nous ont choisis pour leurs assurances, leur épargne et la gestion de leur patrimoine.

Avec plus de 200 milliards de dollars d'actifs et un demi-milliard de dollars de prévu en investissement pour l'innovation technologique, nous sommes un joueur clé dans le domaine des services financiers au Canada et aux États-Unis. Le secret de notre réussite? S'investir, une personne à la fois. Parce que depuis plus de 125 ans, nous croyons que c'est en soutenant chacun de nos employés et en nous entourant de leaders parmi les plus réputés de l'industrie que nous pouvons continuer d'innover.

Chez iA, on s'investit, pour vous.

**Notre engagement en matière de