Secrétaire Administrative - Montréal, Canada - Collège de Bois-de-Boulogne

Collège de Bois-de-Boulogne

Verified Company

Montréal, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**LE COLLÈGE**
Le Collège de Bois-de-Boulogne, collège d'enseignement supérieur public, offre aux étudiantes et étudiants, jeunes et adultes, des programmes préuniversitaires, techniques et de formation continue, dans un milieu d'apprentissage innovateur et stimulant, qui favorise la réussite et le développement intégral de la personne, en vue de son engagement dans la société. Il compte actuellement plus de 6 500 étudiantes et étudiants.

**LES CONDITIONS**

Remplacement à temps complet (1 an)

**Salaire**: 22,54 $ à 26,00 $ / l'heure selon l'expérience et la scolarité

**Horaire**: de 8 h 30 à 16 h 30, du lundi au vendredi (35 heures)

**Gestionnaire**: Martine Gagnon

**Entrée en fonction**: à la fin du processus de sélection

**Lieu de travail**: Pavillon Ignace-Bourget

**LES AVANTAGES**
- Programme de conciliation famille / travail
- Assurances collectives
- Quatre semaines de vacances (après un an de service)
- 13 jours de congés fériés
- Régime de retraite à prestations déterminées
- Plan de développement des compétences
- Accès à une salle de conditionnement physique, une piscine et des gymnases
- Accès à un stationnement payant et transports en commun à proximité

**Secrétaire administrative**

**Direction des études**

**RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES**

Accomplir diverses tâches de secrétariat, dont les plus complexes, en collaboration avec plusieurs personnes.

**QUELQUES ATTRIBUTIONS**
- Rédiger, concevoir, saisir, réviser et/ou donner leur forme finale, différents documents et voir, s'il y a lieu, à leur impression ainsi qu'à leur diffusion après approbation
- Préparer le matériel relatif aux réunions, convoquer les participants et s'assurer de la réservation des locaux nécessaires
- Assurer la logistique des activités à mettre en place, voir à leur promotion et gérer les inscriptions
- Procéder au classement des documents selon le système en vigueur, être responsable de la gestion documentaire de la Direction et effectuer annuellement l'archivage
- Au besoin, assister à certaines rencontres, en rédiger les comptes rendus et assurer les suivis inhérents
- Préparer les dossiers et tenir l'agenda à jour pour la Direction
- Assurer le suivi des dossiers, notamment quant aux échéanciers et aux dispositions à prendre pour leur réalisation
- Participer à l'organisation et au suivi des rencontres et comités auxquels participe la Direction
- Accueillir les personnes qui se présentent au bureau ou y téléphonent, répondre aux demandes d'information et acheminer au besoin les appels téléphoniques
- Assister la Direction dans le suivi des opérations budgétaires
- Inscrire dans CLARA les renseignements relatifs à la paie de certains employés, préparer les demandes courantes de paiement et les réquisitions relatives aux postes budgétaires et en faire le suivi
- En collaboration avec l'équipe, dresser la liste préliminaire des demandes annuelles d'immobilisation
- Assurer l'inscription des personnes et le suivi de leur dossier en matière de perfectionnement
- Établir (ou actualiser, selon les cas) un procédurier pour l'ensemble des tâches qu'elle assume
- Appuyer les Directions adjointes dans les démarches courantes inhérentes à leurs opérations

**QUALIFICATIONS**
- Détenir un diplôme d'études secondaires ou un diplôme d'études professionnelles avec option appropriée ou détenir un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente
- Avoir au moins quatre (4) années d'expérience pertinente

**PROFIL RECHERCHÉ**
- Maîtrise supérieure du français écrit et parlé validée au moyen d'un test
- Très bonne connaissance des technologies de la communication et de l'information liées à l'emploi et des logiciels d'utilisation courante (Word niveau 2 et Excel niveau 2), validée au moyen de tests
- Être en mesure d'utiliser de façon efficace le logiciel Clara, évaluée au cours des premiers 20 jours de travail
- Très bonne connaissance des méthodes et des usages propres à la tenue d'un secrétariat
- Grande autonomie, capacité à apprendre rapidement et habiletés de planification ainsi que d'organisation
- Capacité d'assumer le traitement et le suivi de plusieurs dossiers à la fois et de respecter des échéanciers serrés
- Souci du détail et rigueur manifestés dans la réalisation du travail
- Esprit d'entraide manifesté de façon constante afin de faciliter le travail d'équipe et l'établissement ou le maintien de relations harmonieuses
- Jugement, discrétion et tact manifestés à travers les interventions et les communications orales comme écrites

Type d'emploi : Temps plein, Contrat à durée déterminée
La durée du contrat : 12 mois

Salaire : 22,54$ à 26,00$ par heure

Avantages:

- Assurance Dentaire
- Assurance Invalidité
- Assurance Maladie Complémentaire
- Assurance