Adjoint(E) Principal(E) - Ottawa, Canada - Solmatech

Solmatech

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Ottawa, Canada

2 days ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Sous la direction du directeur du département et en collaboration avec ses collègues de travail, l'adjoint(e) principal(e) apporte un soutien organisationnel et administratif au département. Il (elle) s'acquitte de multiples tâches administratives et de secrétariat reliées au bon fonctionnement des activités du département.
- **PRINCIPALES RESPONSABILITÉS ET TÂCHES**_

**Faire le suivi des rapports de chantier et des feuilles de temps**
- Retranscrire les informations pertinentes dans une base de données;
- Assurer le suivi des rapports de chantier des techniciens;
- Assurer le suivi des feuilles de temps des employés;
- Compiler divers tableaux;
- Compiler et préparer la facturation des clients;
- Correction des rapports et les acheminer aux clients;
- Aider le département de contrôle au besoin.

**Facturation**
- Saisir les bons de commandes et les factures des fournisseurs;
- Préparer les ébauches des factures mensuelles des projets en cours;
- Joindre les documents techniques reliés à la facture;
- Assurer le suivi des factures avec le client et le département administratif;
- Vérification du chevauchement des heures (Ville de Montréal);
- Maintenir à jour le tableau de facturation mensuelle pour le Vice-président;
- Correction des factures antécédentes et préparation de facture finale;
- Classer les documents transmis aux clients dans les dossiers techniques.

**Soutenir le travail des chargés de projet (directeur)**
- Préparer les ouvertures des dossiers techniques;
- Rédiger et corriger des lettres;
- Préparer des offres de services;
- Rédiger et corriger les correspondances courantes;
- Fournir aux chargés de projets une mise à jour des dossiers nécessitant une attention particulière.

**Coordination**
- Coordonner les opérations quotidiennes de l'équipe inspecteur;
- Voir aux besoins de formations et de mise à jour des connaissances de l'équipe inspecteur;
- Conception de procédures en soutient au travail du directeur;
- Répondre aux clients et coordonnée les techniciens.

**Effectuer le travail général de bureau**
- Faire des photocopies;
- Relier des documents;
- Classement et archivage.
- **COMPÉTENCES RECHERCHÉES**_

**Votre scolarité et votre expérience comprennent**:

- Posséder un diplôme d'études professionnel ou collégiale (AEC) en bureautique;
- Expérience pertinente en soutien administratif et en travail de bureau (atout);
- Excellente maîtrise du français (oral et écrit);
- Expérience dans une firme de génie conseil sera considérée comme un atout;
- Excellente aptitude de révision et correction de document technique (génie civil);
- Excellente maîtrise de la Suite Office.

**Exigences particulières**
- Excellentes aptitudes en communication et relations interpersonnelles;
- Aptitude à organiser son travail en fonction des besoins, établir la priorité dans le cadre d'une charge de travail exigeante, être polyvalent, prendre de l'initiative et faire preuve de souplesse;
- Leadership et pédagogie;
- Excellente capacité d'apprentissage et débrouillardise;
- Rigueur et minutie exigée;
- Capacité à travailler de façon autonome et à collaborer au sein d'une équipe.

Type d'emploi : Permanent, Temps plein

Avantages:

- Assurance Dentaire
- Assurance Invalidité
- Assurance Vie
- Événements d'Entreprise
- Horaires flexibles
- Programme d'Aide aux Employés
- REER Collectif
- Régime de retraite
- Stationnement sur place
- Tenue Décontractée

Flexible Language Requirement:

- Anglais non requis

Horaires de travail:

- Du Lundi au Vendredi
- Quart de jour

Lieu du poste : Télétravail hybride à Saint-Jérôme, QC J5L 0A1