Adjoint Administratif - Montréal, Canada - McGill University

McGill University

Verified Company

Montréal, Canada

1 day ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Veuillez référer au guide

pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.

Si vous êtes un employé actif de McGill (c.à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).

Résumé du poste:
Assurer une administration efficiente et efficace d'une faculté/département/unité, à l'appui de l'enseignement, de la recherche et de l'administration, conformément aux buts et objectifs de l'unité, tout en veillant à la cohérence avec la mission et la culture de l'université. Assurer une fonction de liaison avec les autres unités et les organisations extérieures. Soutenir les activités liées à l'administration générale, notamment les finances, les ressources humaines, la communication, les affaires étudiantes, les ressources matérielles, les archives, la gouvernance et les affaires juridiques. Interpréter et appliquer les règlements, politiques et lignes directrices de l'université. Assurer des fonctions liées à la planification et à l'analyse institutionnelle.

Principales responsabilités:

- Effectuer et organiser des activités à l'appui des opérations quotidiennes de l'unité en veillant à ce que les services administratifs soient fournis conformément aux buts et objectifs établis.
- Mettre en œuvre des procédures ou des systèmes administratifs modérément complexes à l'appui des activités de la faculté, du département ou de l'unité et veiller à ce que les activités respectent ou dépassent les exigences de qualité établies.
- Aider à la préparation des budgets de fonctionnement et d'investissement et des demandes de subventions de recherche
- Contrôler et rapprocher les comptes ; contribuer à la préparation de rapports et d'états. Approuver les dépenses dans le cadre des lignes directrices établies
- Planifier des réunions, des conférences, des déjeuners et des événements spéciaux. Rédiger et distribuer les procès-verbaux.
- Tenir à jour l'inventaire des locaux et interagir avec les unités de services des installations pour les services nécessaires au bâtiment, tels que les rénovations, la sécurité, les interventions d'urgence, la sûreté, etc.
- Administrer les ressources matérielles de l'unité ou du bâtiment conformément aux réglementations de l'université et du gouvernement.
- Compiler des statistiques et des données à inclure dans les rapports. Mettre à jour les documents et les rapports, qu'ils soient imprimés ou publiés sur le site web.
- Apporter un soutien aux activités administratives universitaires et aux affaires étudiantes.
- Établir et favoriser des relations de travail efficaces en identifiant les besoins et en apportant un soutien à la prestation de services.
- Évaluer et résoudre les problèmes administratifs. Le cas échéant, informer le superviseur et formuler des recommandations.
- Assister à des réunions.

La liste des tâches et responsabilités décrites ci-dessus est représentative et ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches susceptibles d'être accomplies par un employé dont le poste a été mis en correspondance avec la présente description d'emploi générique.

Autres compétences et/ou aptitudes:

- Expérience administrative au sein d'un bureau de direction ou d'un bureau administratif universitaire de haut niveau.
- Diplôme post-secondaire (par exemple, certificat en administration de bureau ou d'entreprise) de préférence. Une combinaison de formation et d'expérience peut être envisagée.
- Compétences administratives et spécialisées avancées avec des connaissances permettant de soutenir des flux de travail, des pratiques et des initiatives complexes.
- Expérience significative des pratiques avancées de gestion des calendriers et des meilleures pratiques administratives en matière de gestion des données et de processus normalisés.
- Expérience significative de la rédaction de procès-verbaux de réunions et de la préparation de l'ordre du jour dans un rôle de secrétariat.
- Expérience du soutien à des projets administratifs avec un degré élevé d'indépendance (par exemple, planification de réunions, fonctions de secrétariat du conseil de gouvernance, intégration, compilation de demandes de titularisation, etc.)
- Connaissance approfondie de l'organisation et compréhension des processus administratifs exécutifs, universitaires ou de McGill.
- Excellentes compétences interpersonnelles et excellentes aptitudes à la communication écrite et orale en anglais et en français.
- Connaissance et compétence avérées dans l'utilisation de divers programmes informatiques, notamment : Microsoft Office (Word, Excel, Access, PowerPoint), Visio, Outlook, etc. Applications de réunions virtuelles, par exemple Microsoft Tea