Secrétaire Aa1 - Montréal, Canada - CIUSSS du Centre-Sud-de-l'Île-de-Montréal

CIUSSS du Centre-Sud-de-l'Île-de-Montréal

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Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

du poste:
- Personne qui accomplit des travaux de secrétariat qui nécessitent des connaissances approfondies du service pour lequel elle exerce ses responsabilités. De plus, elle assiste un responsable au sein d'une unité administrative dans ses fonctions administratives et professionnelles. Elle accomplit un ensemble de travaux de secrétariat complexes tels que la préparation de lettres, de documents, de rapports et autres tâches connexes. Elle est responsable de l'organisation matérielle et informationnelle de réunions, convoque les participants et peut être appelée à y participer et à rédiger le procès-verbal.
- Elle peut dépouiller le courrier, rédiger la correspondance et tenir à jour le classement des dossiers. En plus d'assumer l'ensemble des travaux reliés à sa fonction, elle peut assumer de façon autonome, au sein d'un service, des responsabilités de coordination et de contrôle qualitatif d'un ensemble de travaux de secrétariat. Elle peut exercer des attributions relatives à l'organisation du travail de secrétariat. Elle peut également effectuer des tâches relevant d'un secteur d'activités tel que la comptabilité ou l'approvisionnement.
- SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS:

- Sous l'autorité hiérarchique du coordonnateur, la personne titulaire du poste a le mandat principal d'assister son supérieur dans toutes les tâches qui lui sont confiées. Elle assure également le soutien des chefs de service qui font partie de la coordination, selon les indications fournies à cet effet et les besoins spécifiques des services. Elle assure la coordination du soutien relié à la réception, la gestion des appels, la gestion de l'agenda, la correspondance et la gestion de la documentation. Elle effectue la liaison entre son supérieur et tous les membres du secteur. Elle soutient les agentes administratives de l'équipe ainsi qu'au besoin des membres des équipes.
- PRINCIPALES RESPONSABILITÉS:

- Volet A. Soutien au coordonnateur:
- Assure un soutien au coordonnateur du secteur en effectuant les tâches cléricales ou administratives requises dans l'exercice des fonctions de gestionnaire
- Effectue les tâches en lien avec la tenue de l'agenda ainsi que la tenue des rencontres de secteur et du comité de coordination (convocation, réservation de salles, prise de notes, compte-rendu);
- De manière quotidienne, effectue le suivi et la gestion de l'agenda en fonction des demandes et des disponibilités et selon le niveau de priorité associé aux différentes demandes;
- Contribue à la révision et rédaction de certains documents liés aux procédures internes (ex : accueil, commandes, etc.)
- Assure l'impression et reproduction des documents dans les délais requis;
- Reçoit, dépouille et distribue le courrier (postal) quotidiennement;
- Rédige la correspondance selon les balises du programme d'identité visuelle de l'organisation;
- Effectue les convocations aux réunions, collabore à leur organisation matérielle et peut y assister pour noter le compte rendu si besoin;
- Planifie les rencontres du comité de coordination, les rencontres de la coordination et les statutaires ce qui requiert les entrées d'agenda, les réservations de salle, envoi de courriels si besoin et contribution pour

préparer les ordres du jour;- Réserve les salles de réunion selon la pratique établie;
- S'assure d'avoir les fournitures et voit aux commandes du matériel pour la coordination, tout en veillant à une utilisation judicieuse des ressources et signale toute particularité à cet égard;
- Vérifie et enregistre les factures en vue de leur paiement et assure l'envoi aux comptes à payer selon la procédure en vigueur;
- Valide que les relevés de présence sont complétés et effectue les rappels au personnel de manière préalable à l'autorisation du gestionnaire;
- Assure le suivi des appels téléphoniques reçus par le coordonnateur et pour la coordination;
- Classe les documents et les dossiers selon la procédure établie et l'arborescence convenue;
- Tiens à jour les listes de distribution, de téléphone et documents utiles au fonctionnement;
- Planifie la production des travaux de secrétariat selon les priorités et les délais établis;
Volet B. Soutien aux agentes administratives et aux membres des services:
- Coordonne et assure la diffusion de l'information nécessaire au bon fonctionnement du secteur, rédige

à cet effet des propositions de notes de service à l'intention du personnel du secteur;- Reçoit et donne suite aux demandes provenant de l'extérieur, notamment en les acheminant aux

professionnels concernés et en maintenant à jour les dossiers pertinents;- Accueille le nouveau personnel, voit à l'installation, répond à leurs questions et les dirige vers les

bonnes ressources;- Remplace les agentes administratives pour des besoins spécifiques;
- Soutien les membres en lien av