Responsable Administratif - Montréal, Canada - McGill University

McGill University

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Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

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Sommaire du poste:
Sous la responsabilité directe du Responsable du département d'Études Intégrées en Éducation, le titulaire du poste assure l'administration efficace et efficiente du département, à l'appui de l'enseignement, de la recherche et de l'administration, conformément aux objectifs du département, tout en veillant à la cohérence avec la mission et la culture de l'université. Le titulaire sera amené à planifier, élaborer et mettre en œuvre des processus et des politiques administratives pour le département. Mais également à élaborer des normes, des pratiques et des systèmes administratifs. Le titulaire assure une fonction de liaison avec les autres unités et les organisations externes. Le responsable administratif soutient les activités liées à l'administration générale, notamment les finances, les ressources humaines, la communication, les affaires étudiantes, les ressources matérielles, les archives, la gouvernance et les affaires juridiques; interprète et applique les règlements, politiques et lignes directrices de l'université. Le titulaire exerce des fonctions liées à la planification et à l'analyse institutionnelle.

Principales responsabilités:
Volet opérations:

- Gérer les activités administratives de l'unité en veillant à ce que la qualité du travail, les procédures et les processus en place assurent le bon fonctionnement du département, la faculté et la communauté universitaire ;
- Standardiser et uniformiser tous les aspects des opérations ;
- Responsable des opérations administratives, de la gestion quotidienne et du bon fonctionnement du département d'Études Intégrées en Éducation, y compris le Bureau de l'Éducation des Premières Nations et des Inuits (OFNIE) ;
- Superviser et initier les transactions dans les outils tels que BSAC/ MINERVA/WORKDAY et s'assurer de la conformité des paiements et de la documentation;
- Participer à la planification budgétaire et recommander des affectations budgétaires, préparer et soumettre le budget annuel du département ;
- Supervise la production du matériel de marketing du département, ses programmes, les activités de recherche de la faculté et d'autres événements, y compris la gestion des divers sites web du département ;
- Représenter le département et assurer la liaison avec l'administration de la faculté et/ou de l'université pour garantir le maintien et le bon fonctionnement du département.

Volet Ressources humaines:

- Superviser l'équipe et évaluer l'avancement des mandats de manière juste et équitable ;
- Superviser le personnel de soutien et veiller à ce que l'environnement de travail soit positif et efficace ;
- Effectuer diverses tâches reliées à la gestion des ressources humaines, y compris la répartition de la charge de travail, la gestion de la performance, la résolution des conflits, la structure organisationnelle du département ;
- Planifier, organiser et répartir le volume de travail, contrôler la performances et l'atteinte des objectifs du département;
- Assurer la liaison avec l'administration de la faculté et les syndicats sur les questions relatives au département.

Procédures
- Examiner les questions, conseiller et solutionner les enjeux ;
- Rencontrer régulièrement les équipes administratives pour s'assurer de la cohérence, l'équité et la conformité ;
- Identifier et participer à des initiatives d'amélioration continue afin de maximiser l'efficacité de l'unité;
- Effectuer des analyses de besoins et identifier les formations appropriées pour le personnel administratif ;
- Recueillir et analyser les données afin de préparer le rapport annuel du département, les examens cycliques et d'autres rapports selon les instructions du responsable du département. Répondre aux demandes de données et de rapports émanant de la faculté ou de l'administration de l'université;
- Recommander, développer, mettre en œuvre et suivre les nouvelles procédures administratives, les politiques et les processus qui soutiennent l'orientation stratégique du département, et conduire l'unité à travers des changements significatifs.

Administration
- Assister le responsable du département dans la préparation des dossiers, des politiques et des procédures ;
- Formuler des recommandations concernant les besoins en ressources (espace et budget) ;
- Planifier et réviser la communication avec tous les membres du corps professoral du département au nom du responsable du département ;
- Organiser les réunions du département et