Agent de Secrétariat - Quebec City, Canada - Réseau de transport de la Capitale

Réseau de transport de la Capitale

Verified Company

Quebec City, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Agent de secrétariat

Direction exécutive de l'exploitation / Division des affaires immobilières

Poste régulier - 35 heures semaine - Possibilité de télétravail

Salaire annuel de $ à $ (selon l'expérience)

Ce que nous vous offrons:

- Projets passionnants;
- Directive de télétravail flexible favorisant un mode hybride;
- Conciliation travail / vie personnelle;
- Programme d'assurance collective complet;
- Régime de retraite à prestations déterminées;
- Accès à un gym 7 jours sur 7;
- Carte OPUS.

SOMMAIRE DE LA FONCTION

Sous la supervision du chef planification ingénierie et projets, la personne assume des tâches de secrétariat en soutenant les gestionnaires dans leurs activités et en assistant le personnel du service.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
- Produit à l'aide d'outils bureautiques divers documents ou de la correspondance incluant des sujets techniques, informatifs, de planification ou de nature confidentielle.
- Participe à la préparation de tableaux, de documents, de présentations et de rapports à l'aide d'outils bureautiques spécialisés ainsi qu'à l'élaboration et au maintien de différents modèles.
- Accomplit différentes tâches de bureau, entre autres, l'assemblage, la photocopie, le classement de documents, la compilation et la préparation de données statistiques, la préparation de tableaux techniques et la distribution de divers documents.
- Organise des réunions, fixe les rendez-vous, convoque les personnes concernées, fait les arrangements relatifs à des réunions, conférences, voyages, prépare et transmet les ordres du jour et les documents pertinents.
- Assiste à des rencontres, prend des notes et rédige les comptes rendus.
- Assiste les gestionnaires de l'équipe dans la préparation, le suivi du budget et des dépenses du service en utilisant les outils requis.
- Répond à diverses demandes d'informations internes et externes et règle certains problèmes de nature routinière, selon les directives reçues des gestionnaires.
- Recueille, de façon hebdomadaire, les feuilles de temps du personnel de son unité administrative et effectue la saisie des données pour le traitement de la paie.
- Procède au classement, à l'archivage et au contrôle des documents du centre de documentation de son secteur et tient à jour le système de gestion documentaire.
- Agit comme personne-ressource auprès du personnel du service dans l'utilisation d'outils bureautiques et dans leurs communications écrites.
- Prépare les réquisitions des demandes de biens et services pour l'achat de fournitures et autre matériel requis.
- Est responsable de l'approvisionnement et du suivi de l'entretien des équipements de bureau et porte assistance aux divers utilisateurs.

Tâches spécifiques:

- Accompagne le personnel technique dans la prise de rendez-vous pour des fournisseurs;
- Accompagne le personnel technique dans les processus de soumission.

PROFIL RECHERCHÉ
- DEP en secrétariat
- Deux (2) ans d'expérience pertinente
- Connaissance approfondie du français écrit
- Connaissance approfondie d'outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
- Connaissance de base de l'anglais écrit

POUR POSTULER

1- Cliquez sur l'option « postuler maintenant » qui suit la description de l'emploi;
2- Créez votre profil et joindre votre curriculum vitae (obligatoire);
3- Pour tout problème technique, cliquez sur l'option « aide » ci-haut.

DATE LIMITE POUR POSTULER : Le 8 février 2024 à 16 h

Le Réseau de transport de la Capitale encourage les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à postuler pour ce poste.

L1-MS1