Agent(E) de Soutien Administratif Classe Principale - Montréal, Canada - Cégep du Vieux Montréal

Cégep du Vieux Montréal

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Montréal, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Titre d'emploi:
- Agent(e) de soutien administratif classe principale- Numéro de référence:
- C Catégorie d'emploi:
- Soutien administratif- Direction:
- Direction des services aux étudiants- Service:
- Vie étudiante et services d'aide- Nom du supérieur immédiat:
- Sophie Brosseau- Entrée en fonction prévue:
- Un cégep ouvert d'esprit-
- Description:
- NATURE DU TRAVAIL
- Sous la responsabilité de la coordonnatrice à la vie étudiante et au CEPS, en collaboration avec les coresponsables du Centre d'animation en français, soit la conseillère à la vie étudiante du secteur de l'animation culturelle et le professeur du département de français, le ou la titulaire effectue principalement des travaux de type complexe, nécessitant une expertise et une capacité d'autonomie dans leur exécution, reliées au domaine de l'animation culturelle.
- PRINCIPALES RESPONSABILITÉS- Assure l'accueil au CANIF;
- Collabore à la préparation ou produit des échéanciers et assure la réalisation de chaque étape des différents projets du CANIF, tels que les publications, les sorties au théâtre, la soirée de projection vidéo, l'infolettre, Les Brèves culturelles, etc. ;
- Conçoit, actualise et fait la mise à jour d'outils de travail et d'outils d'information qui seront à transmettre aux collaborateurs du CANIF (ex : tableaux, formulaires, bilans qualitatifs et quantitatifs, banques de données, documents des concours et prix);
- Compile les statistiques et produit un bilan quantitatif pour tout projet et toute activité du CANIF, dont elle assure un suivi, dans le but de collaborer à la production du rapport annuel Coup d'œil;
- Prépare, tient à jour et inscrit des données comptables, et ce, conformément aux procédures établies, comme les revenus et les dépôts;
- Produit et/ou assure le suivi de réquisitions de travail, de soumissions, de factures, de contrats de louage de service, de réquisitions internes de facturation, etc., les fait autoriser et identifie le code budgétaire, au besoin. Numérise et archive tous ces documents;
- Participe aux rencontres et à l'organisation matérielle des activités et des événements qui relèvent de son service (conférences, semaines thématiques, prix et concours) ainsi qu'à la mise sur pied ou la coordination des travaux administratifs telles que les publications étudiantes, les conférences, les tables rondes, les sorties au théâtre, les prix et concours, et les projections;
- Assiste aux différentes réunions de la division et du service, et formule des suggestions afin d'améliorer le déroulement des activités dont elle est responsable;
- Initie au travail les nouvelles personnes, lorsque nécessaire;
- Effectue certains achats pour le fonctionnement du CANIF (matériel de bureau, nourriture, etc.).

Publications:
- Coordonne, conjointement avec le prof ou la conseillère coresponsable du CANIF, l'ensemble des étapes du processus d'édition des publications étudiantes (réception des textes, mise en page, correction d'épreuves, demande de soumission à l'imprimeur hors CVM, impression, organisation du lancement, archives, dépôt légal et inventaire), en s'assurant de respecter à la fois l'échéancier et les contraintes des collaborateurs (graphisme, reprographie);
- Gestion du local A8.82 ;
- Collabore, avec le technicien du CANIF, à gérer les demandes liées au calendrier des réservations du laboratoire de français (local A8.82) et la planification qui en découlent (traitement d'appels téléphoniques et de courriels, remise/retour de la clé, notes de service à la sécurité, veille à la remise en état et la propreté des lieux, modification de réservations en cours de session). Peut être appelé à offrir son aide pour l'aménagement de la salle ou certaines demandes techniques de base, en l'absence du technicien du CANIF.

Brèves culturelles et diffusion sur les écrans du cégep:
- Met en œuvre les Brèves culturelles, infolettre mensuelle, selon un échéancier que l'agent met à jour. Collige les renseignements et éléments visuels en collaboration avec l'équipe, fait la saisie de textes, assure la transmission et le suivi avec le service des communications, approuve la version finale des événements et nouvelles en ligne et sur les écrans du cégep, et diffuse l'infolettre par courriel à la communauté.

Semaines thématiques et Conférences:
- Collabore à l'élaboration de l'échéancier, avec les coresponsables du CANIF. Reçoit les contrats et factures, les fait autoriser et en assure le suivi auprès du service des finances. Assure la production de documents (billet, programme, porte-noms ou tout autre document). Compile les statistiques. Accueille les invité.e.s, au besoin ;
- Accomplit, au besoin, toute autre tâche connexe.

QUALIFICATIONS REQUISES
- Détenir un diplôme d'études secondaires (DES) ou un diplôme d'études pr