Adjoint(E) Administratif(Ve) - Ottawa, Canada - The Archdiocese of Ottawa-Cornwall

The Archdiocese of Ottawa-Cornwall

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Ottawa, Canada

6 days ago

Posted by:

Sophia Lee

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Description

**Relève du **:Directeur général de l'administration ou son délégué

**Sommaire**

La personne occupant ce poste est appelée à accomplir des tâches et des fonctions de soutien au bureau du Directeur général de l'administration, du Directeur des finances et travaille en étroite collaboration avec le Bureau de l'Archevêque et du Directeur des biens immobiliers et des infrastructures. Cette personne offre aussi du soutien au secteur des Finances, des Personnes et culture, et maintient un lien avec les divers secteurs de la pastorale. Elle soutient également le travail des divers comités et conseils diocésains. En accomplissant ces fonctions, cette personne devra faire preuve de compassion envers les personnes appartenant à tous les échelons de l'Église, de la société et du monde des affaires, puisqu'elle s'occupera souvent de problèmes délicats.

**Fonctions**:

- Offre un soutien administratif et de secrétariat à l'Administration diocésaine, au Directeur général et au Directeur des Finances;
- Prépare des brouillons, fait la relecture, corrige et prépare des textes internes et externes, tels des lettres, des mémos, avis, annonces, graphiques, présentation PowerPoint, etc.
- Répond aux demandes de renseignements reçues de l'externe (paroisses, membres du clergé, communautés religieuses, bénévoles, autres organismes) et coordonne avec les différents départements diocésains pour partager les réponses requises, soit verbalement, soit par écrit;
- En collaboration avec le secteur des biens immobiliers, reçoit les demandes des paroisses et s'occupe des suivis nécessaires afin d'assurer l'intégralité des dossiers en préparation pour les rencontres du Collège des consulteurs; rédige et prépare les lettres réponses aux paroisses à la suite des décisions prises;
- Avec la personne présidente d'un comité, et approbation du Directeur général de l'administration, prépare les ébauches des ordres du jour et les invitations, ainsi que les documents pertinents, pour les divers comités, dont le Conseil diocésain des finances, le Collège des consulteurs, et le Comité aviseur des biens immobiliers;
- Rédige et prépare les ordres du jour et les documents pertinents pour divers conseils administratifs (y compris le Conseil diocésain des finances et le Comité consultatif des investissements) pour examen et approbation par le directeur général et le directeur financier;
- Rédige et prépare les ordres du jour et les documents pertinents pour divers comités (y compris le Collège des consulteurs et le Comité immobilier) pour examen et approbation par le directeur général et le directeur de l'immobilier et des installations;
- Prends des notes et transcris les procès-verbaux du Conseil diocésain des finances, du Collège des consulteurs et du Comité aviseur des biens immobiliers;
- Coordonne selon les besoins la logistique des réunions (réserve et prépare les salles, commande les repas, collige et envoie la documentation nécessaire aux membres des comités);
- Filtre, répond et oriente le courrier, les courriels et les demandes téléphoniques vers le secteur approprié;
- Aide à la mise en forme, à la révision, à la compilation et à la distribution des rapports, y compris les graphiques, les tableaux et les présentations PowerPoint préparés par le directeur général et le directeur financier;
- Met à jour et maintient les contacts pour les conseils financiers paroissiaux - DDMS;
- Traite les questions de succession, prépare la correspondance aux cabinets juridiques concernant la distribution des fonds de la succession; s'assure que les reçus fiscaux et les lettres appropriés sont émis à l'exécuteur / cabinet juridique;
- Rédige, traduit et prépare les ébauches de lettres, notes de service, tableaux et autres types de correspondance; corrige les épreuves, et prépare les documents pour distribution à l'interne et à l'externe;
- Aide le service des finances dans la préparation des reçus fiscaux pour les donateurs, ainsi que pour les prêtres pour leur contribution annuelle au Fonds de compensation
- Appui le travail de l'administration diocésaine pour la révision des politiques et procédures administratives;
- Travaille en collaboration avec la directrice des finances et le personnel du département de la comptabilité et des finances pour les questions de reçus aux fins d'impôt, en particulier pour les donateurs de dons cotées en bourse, ainsi que pour assurer une bonne communication avec nos paroisses;
- Se dispose d'un système de rappel (BF system) afin de respecter les échéanciers, surtout en ce qui concerne les transactions immobilières, renouvellement des baux et autres dossiers légaux;
- Mets à jour et conserve diverses listes et cartables (liste de tâches annuelles à remplir pour l'administration diocésaine, liste des locataires et des résidents, contacts pour les