Commis de Soutien Administratif Field Operations - Quebec City, Canada - SCI Shared Resources, LLC

SCI Shared Resources, LLC

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Quebec City, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

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**RÉSUMÉ DU POSTE**

Fournir un soutien administratif à la maison funéraire, au cimetière, au crématorium, ou une combinaison de ces établissements. Les responsabilités peuvent consister à accueillir les visiteurs et fournir des renseignements généraux sur les services offerts, de façon polie, avec l'objectif d'atteindre et de dépasser les attentes des clients.

**RESPONSABILITÉS DU POSTE**
- Préparer les certificats de décès, les cartes de prières et les documents associés.
- Remplir les permis et les certificats requis.
- Préparer et traiter la documentation relative aux vétérans.
- Préparer la documentation de l'installation d'un monument ou marqueur.
- S'assurer de l'exactitude des documents requis pour les demandes de produits et de services et respecter les réglementation provinciales/fédérales et celles de l'entreprise.
- Préparer et distribuer les horaires quotidiens, les rapports et les documents.
- Coordonner les commandes de souvenirs et de produits du même genre et maintenir l'ordre dans l'entreposage des voûtes et des marqueurs.
- Commander des fournitures de bureau.
- Superviser les procédures d'installation dans les départements de terrains et d'entretien.
- Procéder aux transactions des comptes fournisseurs.
- Aider à la préparation des avis de décès.
- Aider la direction de la succursale, le département des Ventes, les Préposés aux services et le service de paie, si nécessaire.
- Remplacer à la réception au besoin.
- Accueillir les membres de la famille et les amis.
- Communiquer avec rigueur et rapidité les besoins des familles clientes au personnel approprié.
- Faire preuve d'empathie et d'engagement envers les familles clientes en tout temps.
- Répondre aux demandes des clients par téléphone, par internet et en personne.
- Maintenir des relations professionnelles et une bonne collaboration avec le personnel de la municipalité, le médecin légiste et les professionnels de la santé.

**Exigences** **MINIMALES**

**Études**
- Diplôme d'études secondaires ou l'équivalent

**Expérience**
- 1 an ou 2 ans d'expérience de travail de bureau ou au service à la clientèle.
- Expérience de travail centré sur le client dans un environnement professionnel exigeant.

**Connaissances, compétences et aptitudes**
- Connaissances de matériel de bureau tel que les ordinateurs, les calculatrices, les photocopieurs, les imprimantes et les télécopieurs à un niveau équivalent à l'expérience.
- Connaissance de la suite MS Office, de préférence.
- Connaissances de base en mathématiques.
- Avoir de bonnes compétences de communication écrite et verbale.
- Avoir un bon sens de l'organisation et une attention au détail.
- Avoir une grande intégrité ainsi qu'une grande capacité de compassion.
- Capacité à garder la confidentialité.

**Conditions de travail**

En considérant l'environnement de travail associé à ce poste, les facteurs suivants peuvent s'appliquer:
**Environnement de travail**
- Le travail se fait principalement à l'intérieur

**Postures de travail**
- Position assise continue pendant plusieurs heures par jour, jusqu'à 6 heures par jour
- Monter fréquemment des escaliers pour accéder aux bâtiments

**Exigences physiques**
- Effort physique exigeant une dextérité manuelle, y compris l'utilisation de documents, de calculatrices, d'ordinateurs et du téléphone

**Heures de travail**
- Travailler au-delà des heures « normales » selon les besoins
- Un minimum de voyage requisProvides administrative and clerical support to a funeral home, cemetery, crematory or a combination of these facilities. Duties include greeting the public and providing general information on services offered in a polite manner with a goal to meet and exceed customer expectations.

**JOB RESPONSIBILITIES**
- Prepares death certificates, prayer cards and related documents
- Completes required permits and or certificates
- Prepares and processes Veteran's Paperwork
- Prepares marker monument placement paperwork
- Ensures required documentation to support requested products and services are accurate and complies with state/federal regulations and company rules
- Prepares and distributes daily schedules, reports, and documents
- Receives and processes payments and contracts
- Coordinates the ordering of memorials and related products and the control of storage inventory for vaults and markers
- Orders office supplies
- Oversees the processing of installation orders to grounds and maintenance departments
- Processes accounts payable transactions
- Assists with the preparation of obituaries
- Assists Location Management, Sales, Family Service Counselors and payroll as needed
- Acts as backup to Receptionist
- Greets family members and friends
- Communicates client family's needs promptly and accur