Agente ou Agent de Soutien Administratif, Classe I - Chicoutimi, Canada - Cégep de Chicoutimi

Cégep de Chicoutimi

Verified Company

Chicoutimi, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Établissement:
- Cégep de Chicoutimi- Titre d'emploi:
- Agente ou agent de soutien administratif, classe I- Numéro d'affichage:
- S Type de poste:
- Personnel de soutien- Statut de l'emploi:
- Remplacement temps complet- Lieu de travail:
- Chicoutimi- Direction/Service:
- Direction des ressources humaines et du secrétariat corporatif- Horaire de travail:
- 35 heures/semaine, de 8 h à 12 h et de 13 h à 16 h (à confirmer lors du processus de sélection)- Échelle salariale:
- Entre 22,36 $ et 25,00 $ de l'heure- Entrée en fonction prévue:
- Octobre 2023- Durée de l'emploi prévue:
- Entre 12 et 15 mois (possibilité d'obtenir un autre emploi par la suite)- Début d'affichage externe:
Date et heure de fin de l'affichage externe:
:59- Description:
- L'agent.e de soutien administratif, classe I, se voit confier des tâches de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés, entre autres, au déroulement des activités de dotation, d'accueil et d'intégration, ainsi que d'appréciation de la contribution du personnel.- Accueillir et informer la clientèle de la DRHSC, répondre aux appels téléphoniques et attribuer les rendez-vous;
- Préparer et diffuser les offres d'emploi internes et externes (plateformes, sites Internet, etc.);
- Planifier les tests de compétences et les examens médicaux, et en faire le suivi;
- Préparer et acheminer les lettres de confirmation d'engagement ou de nomination, ainsi que les informations requises pour la diffusion dans les Nouvelles du jeudi;
- Procéder à l'ouverture du dossier de l'employé, veiller à ce que tous les documents requis soient reçus ou remplis et informer les personnes et services concernés par l'embauche;
- Voir à la réalisation des étapes du processus d'appréciation de la contribution du personnel selon les délais prescrits (préparer et transmettre les formulaires, faire les relances, etc.);
- Transmettre les consignes relatives à la formation obligatoire à l'embauche, faire les relances, consigner les données et classer les attestations aux dossiers;
- Préparer des lettres et documents, corriger des textes, compiler des données, produire des tableaux, des formulaires, des graphiques, des statistiques et des présentations;
- Informer le personnel sur les articles généraux des conventions collectives, les politiques, les programmes ainsi que les procédures en vigueur;
- Dépouiller le courrier et acheminer la correspondance;
- Faire des photocopies, remplir les demandes de reprographie et d'impression (Repro+) et en assurer le suivi ;
- Voir au classement et à l'archivage, selon la procédure établie;
- Participer à l'organisation des événements et des activités qui relèvent de la DRHSC;
- Actualiser le portail Intranet et mettre à jour les informations dans Coba;
- Utiliser les outils technologiques de l'information et des communications mis à sa disposition;
- Accomplir toute autre tâche connexe, au besoin.
- Exigences:
- Détenir un diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou détenir un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente; et avoir une (1) année d'expérience pertinente.- Être reconnue pour son attitude positive, sa capacité à travailler en équipe, sa débrouillardise et sa rigueur;
- Maîtriser les logiciels Word, Excel, PowerPoint, Outlook et TEAMS;
- Maîtriser la langue française (à l'oral et à l'écrit);
- Maîtriser ou être en mesure de maîtriser, dans un délai raisonnable, des logiciels et outils informatiques (Coba RH, Microsoft To Do, OneNote, etc.) et la plateforme de recrutement ;
- Connaître les principes de mise en page et de disposition de texte;
- Connaître les méthodes et les usages propres à la tenue d'un secrétariat.
- Tests requis :- Remarques:
- Nous remercions toutes les personnes qui démontrent de l'intérêt pour notre établissement d'enseignement, cependant, seules celles invitées en entrevue seront contactées.- Si votre expérience professionnelle a évolué ou si vous avez obtenu une attestation de scolarité ou un diplôme additionnel depuis votre dernière visite, nous vous invitons à mettre à jour votre dossier afin de faire valoir l'ensemble de vos compétences, habiletés et expériences.- Le Cégep de Chicoutimi a la volonté d'offrir un milieu de travail où le respect, la diversité, l'équité et l'inclusion sont des valeurs communes.
- Afin d'augmenter la diversité au sein du Collège, nous invitons les personnes en situation de handicap, les membres des minorités visibles et ethniques, les membres des Premiers Peuples, les femmes ainsi que les membres de la communauté LGBTQIAS2+ à se joindre à notre équipe.
- Le Cégep de Chicoutimi souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi. Il est donc possible, sur demande