Adjoint(e) de direction - Quebec City, Canada - Dragados Canada Inc.

Description

Adjoint(e) de direction

Dragados Canada, Inc., la branche canadienne de construction de ACS Group (l'une des plus grandes sociétés internationales de construction et d'ingénierie), est à la recherche d'un(e) Adjoint(e) de direction talentueux(euse) et expérimenté(e) pour rejoindre notre équipe sur un notre projet l'Île d'Orléans Bridge (Groupe Heritage l'Île d'Orléans). Ce rôle sera situé dans notre bureau de la Ville de Québec.

Dragados Canada a été créée en 2008 et s'est progressivement développée pour devenir un leader de l'industrie au Canada, avec des bureaux à Toronto, Vancouver et Montréal, réalisant avec succès une variété de projets de transport à grande échelle, de ponts, de barrages, de tunnels et d'autres projets d'infrastructure majeurs.

Responsabilités

Fournir un soutien administratif proactif dans le cadre d'une variété de responsabilités et de projets spéciaux
Planifier des réunions et des conférences téléphoniques, et tenir à jour le calendrier de la direction
Préparer et tenir à jour les rapports de dépenses et de kilométrage
Agir à titre de point de contact pour diverses requêtes
Coordonner les préparatifs de voyage au besoin
Préparer les rapports de dépenses professionnelles sur demande
Vérifier et traiter les factures
Soutenir la préparation de rapports et de présentations pour les réunions
Coordonner les réunions d'équipe et y participer, gérer les points de l'ordre du jour et rédiger les procès-verbaux, tel que requis
Planifier, organiser et faire le suivi des détails liés aux réunions hors du site
Anticiper et cerner les besoins des membres de la direction pour assurer leur réussite
Effectuer d'autres tâches connexes selon les besoins

Qualifications

Un diplôme d'études collégiales en techniques de bureautique ou dans une autre discipline pertinente est préférable
Avoir un minimum de 3 à 5 années d'expérience en soutien à la direction
Maîtriser la suite MS Office (Outlook, Word, Excel et PowerPoint) et Adobe Acrobat
Maîtriser le français et l'anglais
Avoir des compétences en communication efficaces, tant écrites qu'orales
Avoir la capacité à maintenir une stricte confidentialité
Avoir la capacité à bien fonctionner dans un environnement de travail au rythme rapide et sous haute pression tout en gérant efficacement des priorités concurrentes et changeantes
Avoir des compétences avérées en gestion du temps et la capacité de prendre des initiatives dans le cadre de l'élaboration et de la réalisation de projets et de tâches assignés
Avoir la capacité à établir et entretenir des relations solides à tous les niveaux de l'organisation
Faire preuve d'un souci du détail et de la précision accru
Avoir un haut niveau d'organisation, une capacité accrue en résolution de problèmes et une excellente aptitude à réaliser plusieurs tâches à la fois
Avoir une attitude positive et être axée sur les solutions
Être prêt(e) à travailler en dehors des heures de bureau si nécessaire

Pourquoi se joindre à l'équipe de Dragados Canada?

Salaire compétitif
Vacances payées
Assurances collectives
Assurance-vie pour employés et personnes à charge
REER collectif
Assurance-vie pour employés et personnes à charge
Décès et mutilation accidentels
Régimes d'assurance de soins de santé, de médicaments d'ordonnance, de soins oculaires et dentaires
Prestations de revenu en cas d'invalidité à court et long terme
Congés de maladie ou pour raisons personnelles
Programme d'aide aux employés et à leur famille (PAEF)
Remboursement de frais de scolarité
Remboursement de votre ordre professionnel (si applicable)

** Pas d'appels téléphoniques/e-mails/soumissions à l'agence, s'il vous plaît.**

Dragados est un employeur garantissant l'égalité des chances. Bien que seuls les candidats qualifiés soient contactés pour une entrevue, assurez-vous de consulter continuellement notre site Web pour connaître les autres postes connexes au fur et à mesure de leur publication.

Des aménagements appropriés seront fournis sur demande tout au long du processus de recrutement et d'embauche.

Executive Assistant

Dragados Canada, Inc., the Canadian construction arm of the ACS Group (one of the world's largest international construction and engineering companies), is seeking a talented and experienced Executive Assistant to join our to join our l'Île d'Orléans Bridge (Groupe Heritage l'Île d'Orléans) project. This role will be based out of our office in Quebec City.

Dragados Canada was established in 2008 and has grown steadily into an industry-leader in Canada, with offices in Toronto, Vancouver and Montreal, successfully performing a variety of large-scale transportation, bridge, dam, tunnel, and other major infrastructure projects.

Responsibilities

Provide proactive administrative support with a variety of responsibilities and special projects
Schedule meetings/conference calls and maintain the Executive's calendar
Prepare and maintain expense and mileage reports
Act as a point of contact for various queries
Coordinate travel arrangements as needed
Prepare business expense reports when requested
Review and process invoices
Support the preparation of reports and presentations for meetings
Coordinate and participate in team meetings, manage agenda items and take minutes as requested
Plan, organize and follow up on details related to offsite meetings
Anticipate and assess the needs of executives to ensure their success
Perform other related duties as required

Qualifications

College diploma in Office Administration or other relevant discipline is preferred
Minimum of 3-5 years of experience in executive support
Proficient with MS Office Suite (Outlook, Word, Excel, and PowerPoint) and Adobe Acrobat
Fluent in both, French and English
Effective communication skills, both written and oral
Ability to maintain strict confidentiality
Ability to thrive in a fast-paced, high-pressure work environment while effectively managing competing and changing priorities
Proven time management skills with the ability to take initiative in the development and completion of assigned projects and duties
Ability to build and maintain strong relationships across all levels of the organization
Meticulous attention to detail and accuracy
High level of organization, problem-solving and multi-tasking skills
Positive, solution-driven "can do" attitude
Willingness to work outside of core business hours if needed

Why join Dragados Canada?

Competitive salary
Paid vacation
Health benefits
RRSP matching contribution
Employee and Dependent Life Insurance
Accidental Death and Dismemberment (AD&D)
Medical, Prescription, Vision and Dental plans
Short Term and Long Term Disability Income Benefits
Sick/Personal Time
Employee and Family Assistance Program (EFAP)
Retirement Benefit Plan (Matching RRSP)
Tuition Reimbursement
Professional membership reimbursement (if applicable)

** No agency phone calls/emails/submissions please**

Dragados is an equal opportunity employer. While only qualified candidates will be contacted for an interview, be sure to continually check our website for other related positions as they are posted.

Appropriate accommodations will be provided upon request throughout the recruitment and hiring process.

#LI-EK1

#INDQC