Agent(E) de Secrétariat - Chibougamau, Canada - Ministère des Transports et de la Mobilité durable

Ministère des Transports et de la Mobilité durable

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Chibougamau, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Agente ou agent de secrétariat**
- **Direction**: Direction générale d'Eeyou-Istchee Baie-James
- **Service**: Direction des projets et de l'exploitation
- **Nombre d'emploi à pourvoir**: 1
- **Statut de l'emploi**: Régulier
- **Lieu de travail** : Ville de Chibougamau, 1240, Route 113
- **Télétravail** : La personne titulaire de l'emploi pourra travailler selon un mode hybride (télétravail et présentiel) en fonction de la politique gouvernementale.
- **Horaire de travail** : 35 heures par semaine
- **Date prévue d'entrée en fonction** : Mai 2023

**Disparités régionales et secteurs nordiques**: La personne qui exerce un emploi dans le secteur de Chibougamau reçoit une allocation annuelle, conformément à l'article de la convention collective des fonctionnaires. **Ce montant annuel, qui varie entre 6 472 $ et 9 258 $**, est déterminé au moyen du formulaire de déclaration qui est complété par l'employé à son entrée en fonction ou lors de tout changement rattaché aux personnes à charge.
**Les défis que nous vous proposons**
Sous la supervision immédiate du responsable de suivi des projets routiers, le titulaire agit à titre d'agent de secrétariat. À ce titre, il effectue du travail de secrétariat et de soutien administratif afin de répondre aux besoins de secrétariat de la direction des projets et de l'exploitation. Il participe au traitement de la correspondance, à la correction ainsi que la mise en page de documents et au classement des documents papier et électroniques. Il veille à fournir de l'information aux différentes personnes des unités administratives.
Le titulaire doit développer un lien de confiance et de collaboration avec l'ensemble de ses partenaires internes.
Soutenir la direction des projets et de l'exploitation en effectuant divers travaux de secrétariat:

- Rédiger des projets de notes, courriels, lettres et autres documents sous la signature du gestionnaire pour envoi, en s'assurant de la qualité de l'orthographe et de la mise en page, et ce, en utilisant les logiciels ministériels;
- Mettre en forme et assurer le suivi de divers documents (lettres, notes, rapports, analyses, tableaux, etc.) à l'aide d'outils bureautiques, selon les formats requis et en conformité avec les règles de grammaire et d'orthographe et vérifier la qualité des textes produits par le personnel;
- Assurer la logistique des réunions, notamment pour les convocations, les réservations et la préparation des documents et effectuer les réservations d'hôtels et de moyens de transport;
- Assurer le suivi des demandes transmises aux employés des différentes directions et effectuer les rappels, si nécessaire;
- Rassembler les éléments de réponse et la transmettre selon les délais imposés ou faire un suivi des échéanciers;
- Conseiller le personnel sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire en respect avec les règles ministérielles;
- Organiser certaines rencontres à la demande du gestionnaire et préparer les ordres du jour. S'assurer de la logistique pour la bonne planification de ces rencontres en effectuant les réservations de salle, la préparation des documents déposés et la convocation des participants. Assister et produire les comptes rendus des réunions;
- Pourrait être amenée à traiter la correspondance en utilisant le système « Gestion des demandes ministérielles » (GDM) et en assurer le suivi;
- S'assurer du suivi des mandats émis auprès des coordonnateurs et gestionnaires;
- Assurer des tâches d'accueil et de réception;
- Traiter le courrier;
- Assurer le suivi des plaintes et des demandes d'intervention en collaboration avec le conseiller des relations avec le milieu.

Assurer divers travaux administratifs:

- Réviser, corriger, mettre en forme et s'assurer de la conformité administrative des devis et de tous les documents;
- Assurer le classement des documents dans la « Gestion intégrée des documents » (GID), selon la structure ministérielle de classification des documents;
- Faire l'ouverture de dossiers numériques et les copies nécessaires aux personnes impliquées dans la réalisation du contrat;
- Effectuer des corrections spontanées selon les demandes et besoins de ses collègues;
- Effectuer le classement et le déclassement des dossiers à archiver selon les règles applicables en cours;
- Assurer un soutien aux techniciens et professionnels de sa direction ainsi qu'aux autres intervenants de la DGT, lorsque requis, en répondant à leurs interrogations ou en les référant aux personnes qui sauront leur transmettre les informations demandées.

**Les avantages de travailler au ministère des Transports et de la Mobilité durable**
- Régime de retraite à prestations déterminées avantageux;
- Régime d'assurances collectives;
- 20 jours de vacances après seulement un an d