Adjoint(e) Exécutif(ive) au VP - Montreal, Canada - TELUS

Description

Description

En tant qu'adjoint(e) executif(ive), vous fournirez un soutien administratif confidentiel au VP, y compris la coordination des procédures administratives, des activités de relations publiques et de l'organisation d'événements, et agir en tant que liaison avec les chefs de département, les cadres de l'entreprise et d'autres entreprises et associations au nom du SVP et du VP tout en faisant preuve de bon jugement dans un environnement rapide et en évolution constante.

Ce rôle est primordial dans l'organisation d'événements corporatifs et nécessite également une grande capacité de stratégie, de coordination et de mise en œuvre d'événements afin de promouvoir efficacement notre marque, nos produits et nos services.

Le rôle d'AE est un poste temporaire, assurant le remplacement d'un congé de maternité pendant 12 mois, avec des tâches quotidiennes axées sur l'assistance exécutive du vice-président. En plus de ces responsabilités, vous assumerez également un double rôle en tant que gestionnaire du marketing événementiel et vous transitionnerez vers ce poste à temps plein après la période de 12 mois. Principalement en virtuel, ce rôle requiert du travail occasionnel en présentiel, selon les besoins du vice-président.

Responsabilités :

• Gérer et suivre diligemment les e-mails
• Gérer et coordonner les agendas dans Google Workspace
• Planifier et réserver des voyages d'affaires ou des événements d'entreprise
• Préparation et logistique pour les réunions internes ou externes, par exemple la réservation de salles de conférence, la commande de repas, l'impression de documents, la préparation des listes de participants, l'obtention de biographies, la préparation de la salle, etc.
• Préparer des documents et des présentations
• Réaliser des projets spécifiques et s'occuper de la recherche nécessaire, de la priorisation et du suivi de manière autonome
• Préparer des rapports budgétaires et en assurer le suivi chaque mois
• Préparer les bons de commande et suivre le paiement des factures pour les matériaux et/ou services
• Initiative, autonomie et capacité à s'adapter rapidement à un environnement en constante évolution
• Coordonner et gérer des événements avec une touche marketing, y compris la planification, la logistique et l'exécution.
• Collaborer avec les équipes marketing pour intégrer des éléments de branding et de promotion dans les supports et activités événementiels.
• Superviser les communications liées à l'événement, y compris les promotions pré-événement, les invitations, la signalisation sur place et les suivis post-événement.
  

Qualifications

Exigences :

• 3 à 5 ans d'expérience dans un rôle d'adjointe exécutive
• Excellentes compétences organisationnelles et en gestion de projets
• Capacité à jongler avec différentes tâches et responsabilités en même temps et à travailler efficacement dans un environnement rapide
• Excellentes compétences verbales et écrites en français et en anglais
• Efficacité interpersonnelle
• Pensée créative et capacités de résolution de problèmes
• Parfaitement bilingue en français et en anglais

Éducation :

Un baccalauréat en marketing, communications, gestion de projets ou dans un domaine connexe n'est pas requis mais est préféré.