Adjointe Administrative ou Adjoint Administratif - Capitale-Nationale, QC, Canada - Secrétariat du Conseil du trésor

Secrétariat du Conseil du trésor

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Capitale-Nationale, QC, Canada

4 days ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

ADJOINTE ADMINISTRATIVE OU ADJOINT ADMINISTRATIF

Technicienne ou technicien en administration

Processus de sélection - Recrutement: 26410SRS

**Un emploi régulier à Québec**

Des défis vous attendent au Secrétariat du Conseil du trésor

Un emploi régulier est à pourvoir à la Direction générale de l'encadrement (DGEN). L'entrée en fonction est prévue en avril 2024.

Nous sommes situés au 875 grande allée Est, soit à côté des plaines d'Abraham, au cœur des activités culturelles et sportives

**Ce que nous vous offrons**

Travail en mode hybride
- Programme de santé physique

Programme de soutien aux études

Fonds de pension

Assurances collectives

Conciliation travail-vie personnelle

**Nous connaissez-vous?**

Le Secrétariat du Conseil du trésor soutient les activités du Conseil du trésor et assiste la présidente du Conseil du trésor dans l'exercice de ses fonctions. Par ses analyses et ses recommandations au Conseil du trésor, il veille à une allocation et à une gestion optimale et équitable des ressources ainsi qu'à une saine gestion contractuelle. Il accompagne également les ministères et organismes en ces matières.

Le Sous-secrétariat aux marchés publics (SSMP) joue un rôle central au regard de la gestion contractuelle des organismes publics assujettis à la Loi sur les contrats des organismes publics, à savoir les ministères et organismes publics, les établissements des réseaux de la santé et des services sociaux, de l'éducation et de l'enseignement supérieur. Il joue aussi un rôle auprès des municipalités et des organismes municipaux ainsi que des sociétés d'État.

**Vos principales fonctions**

Sous l'autorité du directeur général de l'encadrement, la personne titulaire de l'emploi lui apporte un soutien organisationnel et administratif constant en réalisant les travaux administratifs et techniques nécessaires au bon fonctionnement de la Direction générale. Globalement, elle doit coordonner et contrôler le cheminement des divers dossiers de la DGEN. De plus, elle doit assurer le suivi approprié des demandes acheminées par le Bureau du secrétaire, le Bureau de la secrétaire associée aux marchés publics, le Greffe ainsi qu'effectuer certains travaux de secrétariat:
En matière de gestion des activités de la Direction générale, la personne titulaire de l'emploi doit** **notamment:

- Assurer une communication permanente avec le Bureau de la secrétaire associée aux marchés publics, le Greffe et les autres secteurs du Sous-secrétariat aux marchés publics (SSMP).
- Veiller à la bonne marche des opérations courantes de la DGEN en assumant la responsabilité de la gestion administrative des activités pour l'ensemble de la direction générale, dont les deux directions principales et les trois directions qui y sont rattachées. De plus, elle doit donner le soutien requis pour la préparation des dossiers et effectuer les démarches relatives desdits dossiers.
- Collaborer avec les ressources humaines pour les suivis des effectifs, les processus de sélection et autres dossiers en matière de ressources humaines (numéro de poste, affichage, attente, évaluation, description d'emploi).
- Vérifier et contrôler la qualité et la conformité des documents présentés au directeur général et aux autres directeurs de la direction générale pour leur signature.
- Assurer certains suivis administratifs, notamment au niveau de documents organisationnels (plan stratégique, plan d'action, etc.) et des contrats conclus avec des consultants (validation des factures et des pièces justificatives, communications avec les consultants, communications avec les ressources financières, etc.).
- Préparer les rencontres du comité de gestion de la DGEN et faire les suivis appropriés.
- Actualiser ou développer des procédures/processus administratifs au sein de la DGEN (procédure d'embauche, processus de cheminement des dossiers, suivi des formations, etc.).
- Proposer des actions conduisant à l'amélioration de l'organisation du travail, notamment en matière de suivi des dossiers du SCT, notamment en contrôlant les diverses communications acheminées à la direction générale, faire les appels nécessaires et répondre aux diverses demandes des interlocuteurs.
- Gérer avec diplomatie et rigueur l'agenda du directeur général et des directeurs de la direction générale.
- Organiser certains évènements ou activités sous la responsabilité de la DGEN (atelier thématique, groupes de travail, etc.).
- Préparer des documents et des présentations dans différents formats et requérant différentes technologies (maîtrise de la suite Office et particulièrement des principaux logiciels utilisés pour des présentations visuelles efficaces (Powerpoint, Excel, etc.).

**Échelle de traitement**

De $ à $

Il s'agit de l'échelle de traitement issue de la convention