Administrateur (Ns) / Administratrice (Ns) - Montréal, Canada - McGill University

McGill University

Verified Company

Montréal, Canada

7 hours ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Veuillez référer au guide

pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.

Si vous êtes un employé actif de McGill (c.à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).

L'Avancement universitaire (AU) fait la promotion de McGill auprès de la communauté internationale et du public, mobilise les diplômés, les bénévoles et les amis de l'Université, et s'appuie sur les réussites de l'Université McGill en matière de collecte de fonds à l'appui des priorités de l'Université.

En vous joignant à l'AU, vous pouvez faire partie d'une équipe de professionnels dynamique, stimulante et en pleine croissance qui a une influence extraordinaire sur le monde en faisant progresser les ambitions de philanthropie et d'engagement de l'Université McGill.

Sommaire du Poste:
Sous la direction du chef des services administratifs, l'administrateur fournira un soutien administratif de haut niveau au vice-principal (VP) de l'avancement de l'université (UA) afin d'assurer l'optimisation des voyages d'affaires du VP et le suivi des dossiers en rapport avec les perspectives du VP. En outre, il fournira un soutien administratif au directeur exécutif des Opérations d'avancement. Le titulaire du poste assurera la liaison avec d'autres unités et organisations externes en ce qui concerne le bureau du vice-président de L'AU.

Responsabilités principales:
- Gérer efficacement l'agenda des déplacements du vice-principal et organiser son temps tel que requis, en ayant une connaissance approfondie des priorités du vice-principal et des unités, de l'urgence des demandes, du contexte politique ainsi que de la disponibilité et des préférences du vice-principa et des autres parties concernées. Cela implique de travailler en étroite collaboration avec le vice-président et les responsables régionaux afin de s'assurer que le temps du vice-président est utilisé de manière optimale, par exemple pour les réunions du conseil consultatif régional.- Anticiper les besoins et rechercher et obtenir de l'information de façon proactive pour s'assurer que le vice-principal est bien préparé pour se engagements et qu'il a tous les renseignements et les documents nécessaires pour fonctionner efficacement. Cela inclut l'information sur la planification, la logistique, les invitations, le matériel, les procès-verbaux, les ordres du jour, les exposés verbaux et les notes d'allocution.- Effectuer un suivi approfondi du voyage, tel que l'intendance et les rapports demandés par le vice-président, le cas échéant, ainsi que des débriefings post-mortem avec le responsable concerné.- Superviser la logistique des déplacements liés aux conférences du vice-principal.- Organiser, prioriser et effectuer le suivi des documents requis en indiquant les réponses ou les mesures nécessaires à prendre au besoin.- Appuyer rigoureusement le déploiement, la surveillance et les mises au point quant à l'état du plan stratégique.- Évaluer et résoudre les problèmes administratifs concernant l'horaire du vice-principal. Informer son supérieur et formuler des recommandations, le cas échéant. Participer aux révisions de calendrier avec le vice-principal.- Rédiger et transmettre des communications complexes au nom du vice-principal. Cela demande d'être informé des priorités et des défis de l'AU et de bien les comprendre.- Soutenir le vice-président dans la gestion des prospects en assurant la maintenance et le suivi des rapports sur l'intégrité des données, des rapports sur les contacts et en préparant des documents d'information.- Gérer et effectuer le suivi des relevés de frais- Établir et entretenir de solides relations de travail à l'interne et à l'externe en déterminant les besoins et en participant à la prestation des services.- Assurer la supervision fonctionnelle du personnel de bureau. Le cas échéant, assister les employés dans leur formation.- Maintenir un haut niveau de responsabilité, de discrétion et de confidentialité.- En l'absence de la gestionnaire de l'Administration, remplir certaines de ses fonctions qui relèvent du champ de compétence de l'administrateur- Fournir un soutien administratif au directeur exécutif des opérations de promotion, notamment en planifiant les réunions, en gérant les préparatifs de voyage et en rédigeant les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration.- Entreprendre, au besoin, des projets spéciaux.

Autres compétences et/ou aptitudes:
- Baccalauréat.- Administrateur de cadres chevronné avec des aptitudes éprouvées pour la gestion d'un horaire complexe à volets multiples.- Une expérience directe et pertinente dans un environnement de travail universit