Adjoint(E) Administratif(Ive) - Montréal, Canada - SNC-Lavalin

SNC-Lavalin

Verified Company

Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Adjoint(e) administratif(ive)**

**Pourquoi rejoindre notre équipe ?**

L'adjoint(e) administratif(ive) offrira un soutien administratif, professionnel et assistera au quotidien notre vice-président principale de l'organisation professionnelle technique (OPT), Services d'ingénierie Canada, à partir de notre bureau du Centre-ville de Montréal.

Afin de bien jouer votre rôle vous devrez, sans aucun doute, avoir une excellente capacité d'adaptation, aimer être dans l'action, être proactif/ive, être capable de travailler de façon autonome et sous un minimum de supervision.

**Quelle sera votre contribution dans l'équipe ?**
- Fournir un soutien administratif et opérationnel au vice-président principal de l'organisation professionnelle technique (OPT) en usant d'excellentes compétences communicationnelles, en faisant preuve de jugement et de discrétion, et en établissant des relations avec des partenaires internes et externes.
- Gérer l'agenda et coordonner l'emploi du temps, y compris la coordination des réunions, l'organisation de la participation à des conférences et la gestion de la logistique des réunions.
- Gérer, mettre à jour et maintenir les contacts du vice-président principale de l'organisation professionnelle technique (OPT).
- Prioriser les courriels et les réunions en faisant preuve de jugement et d'un sens aigu des affaires reposant sur la compréhension des objectifs, des processus et des calendriers du groupe.
- Soutenir et gérer l'ensemble des comités de direction et des réunions de la direction en tenant à jour une liste de sujets et en assurant le suivi des mesures à prendre afin de garantir l'intégrité du cadre de gouvernance des comités.
- Développer des agendas prévisionnels et créer des processus pour assurer une planification efficace de tous les comités.
- Participer aux réunions d'affaires, veiller à ce que l'ordre du jour soit respecté et transmettre les mesures à prendre à l'équipe de leaders en place.
- Préparer des présentations PowerPoint ou autres types de documents pour diverses réunions et comités internes ou externes.
- Préparer et tenir à jour les organigrammes de l'organisation professionnelle technique (OPT).
- Participer à la création, à la révision et à l'édition de communications au nom du vice-président principale de l'organisation professionnelle technique (OPT) et consolider les documents destinés aux comités de direction, etc.
- Travailler en étroite collaboration avec l'équipe de leaders de pratiques.
- Assurer la liaison avec les différentes parties prenantes internes et externes et être le point de contact.
- Coordonner les préparatifs de voyage et fournir tous les documents requis (itinéraires, billets, etc.).
- Diriger la coordination de projets de grands événements et de réunions et participer à des projets spéciaux.
- Développer des relations de confiance avec les employés, la direction et les autres collègues.
- Faire preuve d'intégrité, démontrer sa capacité à respecter la plus grande confidentialité et savoir gérer les différentes situations qui se présenteront quotidiennement.
- Préparer, soumettre et faire le suivi des comptes de dépenses dans Concur.
- Préparer, soumettre et faire le suivi des feuilles de temps dans Oracle.
- Codification & approbation des factures dans Markview.

**Que recherchons-nous ?**
- Diplôme d'études en secrétariat, bureautique ou gestion de bureau, DEC serait un atout important
- Minimum de sept (7) à dix (10) ans d'expérience pertinente en tant qu'adjoint(e) administratif(ve)/exécutif(ve) auprès de cadres supérieurs dans une organisation dynamique, professionnelle et complexe
- Très bon bilinguisme: français/anglais (parlé et écrit)
- Maîtrise de Teams, Outlook, Word, Concur et PowerPoint, et volonté et capacité de s'adapter aux nouvelles technologies et aux nouveaux outils
- Capacité à faire preuve d'un haut degré de proactivité et de réactivité
- Capacité à évoluer dans un environnement au rythme rapide
- Capacité à traiter des informations sensibles et confidentielles avec professionnalisme, discrétion et jugement
- Excellentes compétences interpersonnelles et capacité à établir un réseau interne
- Autonomie, souci du détail, curiosité, proactivité et approche orientée vers les solutions
- Capacité à établir des priorités et à effectuer plusieurs tâches simultanément
- Capacité à communiquer efficacement, tant à l'oral qu'à l'écrit, et excellentes compétences rédactionnelles
- Capacité à travailler de manière indépendante avec un minimum de supervision

**Ce que nous offrons chez SNC-Lavalin**:
Chez SNC-Lavalin, vous profiterez d'une rémunération compétitive, d'un environnement de travail sain et sécuritaire, et d'une gamme complète d'avantages sociaux (assurances collectives, programme d'épargne-retraite, régime d'actionnariat, emploi permane