Permanent - Agent(E) Classe 2 - Secrétariat - Quebec City, Canada - CHU de Québec - Université Laval

CHU de Québec - Université Laval

Verified Company

Quebec City, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Nous sommes actuellement à la recherche d'une personne qui occupera un poste d'agent(e) administratif(ive) classe 2 - volet secrétariat pour le centre de services en développement organisationnel, des compétences et du leadership.

Si vous avez des connaissances générales et spécifiques pour exercer les fonctions dans un poste en secrétariat ainsi qu'une aisance dans les logiciels de secrétariat et vous souhaitez faire une réelle différence dans le quotidien des intervenants de la santé, nous avons un poste permanent à temps complet du lundi au vendredi, sur le quart de jour à offrir

Résumé des principales fonctions:

- Gérer les inscriptions dans le logiciel et confirmer aux participants leurs formations
- Émettre la liste des présences pour les différentes activités de formation ;
- Réserver les salles en spécifiant l'aménagement requis et le matériel audio-visuel nécessaire ;
- S'assurer de l'impression des cahiers de formation et de leur assemblage ;
- Préparer les fiches d'évaluation, en faire la compilation et préparer les résultats ;
- Produire les attestations de formation selon les normes en vigueur ;
- Émettre, via le logiciel de la formation, les rapports demandés ;
- Transmettre dans les délais requis, les informations relatives aux comptes à payer, aux avances et remboursements à effectuer, aux réclamations à faire, etc ;
- Exécuter des tâches pour la réalisation d'activités de formation, telles que : établir les contacts nécessaires avec les personnes ou les firmes fournissant les personnes ressources; gérer la logistique des cours et préparer les rapports et bilans de ces activités de formation ;
- Réaliser diverses fonctions liées à l'utilisation de l'environnement numérique d'apprentissage permettant notamment la formation et la gestion des inscriptions de formation en ligne ;
- Assurer le classement des dossiers et sa mise à jour selon les normes retenues ;
- Exercer des attributions relatives à l'organisation du travail de secrétariat.

Ce que nous avons à offrir comme milieu de travail
- Équipe dynamique avec une ambiance de travail chaleureuse
- Culture collaborative où tes idées sont les bienvenues
- Un horaire de 35h par semaine sur un quart de jour
- Une possibilité d'horaire comprimé (travailler 9 jours sur 10)
- Équilibre travail-vie personnelle
- Possibilité de télétravail en partie, selon la politique en vigueur
- Avantages sociaux : assurance collective, un régime d'épargne retraite, un programme d'aide aux employés

Exigences:
DES métier en secrétariat ou DEP en bureautique ou secrétariat ou DEC, AEC ou formation universitaire jugée pertinente

OU

DES ou une équivalence reconnue par le MEES et 6 mois d'expérience récente et pertinente au titre d'emploi

Qualités recherchées
- Autonomie
- Débrouillardise
- Sens de l'organisation
- Appréciation du travail d'équipe
- Capacité à gérer plusieurs demandes dans de courts délais
- Capacité à maintenir un bon niveau d'attention et de concentration lors de certaines activités, et pour faire face à des conditions d'interruptions fréquentes.
- Facilité avec le service à la clientèle

Type d'emploi : Temps plein

Salaire : 22,36$ à 25,00$ par heure

Avantages:

- Assurance Dentaire
- Assurance Maladie Complémentaire
- Régime de retraite

Horaires de travail:

- Quart de jour

Question(s) de présélection:

- Êtes-vous disponible pour un temps complet (35 heures/semaine) ?
- Avez-vous un diplôme en secrétariat ? Si oui, spécifiez
- Avez-vous de l'expérience en secrétariat ?

Permis/certificat:

- permis de travail (Obligatoire)

Lieu du poste : Un seul lieu de travail