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Ottawa, Canada

4 weeks ago

Sophia Lee

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter
Description
Type d'emploi:
Employé

Durée en mois (pour les emplois à durée déterminée):
N/A

Famille d'emplois:
Soutien administratif

Nombre de postes à pourvoir:
1

Faculté/Service - Département:
Administration

Campus:
Pavillon Hamelin

Affiliation syndicale:
PSUO

Date d'affichage:
August 17, 2023

Date de clôture:
August 28, 2023

Heures par semaine:
35

Classe salariale:
PSUO, classe 06

Échelle salariale:
$50, $63,967.00

À propos de la Faculté des Arts

La plus ancienne et l'une des plus grandes facultés de l'Université d'Ottawa. La Faculté des arts a évolué pour devenir l'une des principales facultés du campus. Maintenant plus que jamais, la nouvelle économie a besoin de penseurs, de communicateurs et de créateurs. Vous vous intéressez aux sciences humaines, aux langues et littératures ou aux beaux-arts et arts de la scène ? La Faculté des arts vous offre une formation adaptée au monde du travail d'aujourd'hui et de demain. La Faculté des arts est dédiée à créer un environnement diversifié, équitable et inclusif pour tous.

Raison d'être du poste:
Sous la direction de l'Agent responsable, soutien administratif, assurer le service à la clientèle de première ligne, notamment accueillir, renseigner et rediriger la communauté universitaire et les visiteurs externes. Effectuer une variété de tâches administratives afin de soutenir les opérations de l'unité.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:

- Service à la clientèle : Agir en tant que personne-ressource pour renseigner la communauté universitaire et le grand public au sujet des biens, des services, des activités, des horaires, des taux, des règlements et des politiques du secteur. Promouvoir les services et les produits offerts par le secteur et recommander aux clients ceux qui répondent le mieux à leurs besoins ou diriger les demandes aux personnes ou service appropriés. Traiter les demandes de biens ou de services (par exemple la vente de billets pour un évènement, des forfaits sportifs, des passes de stationnement, la location de chambres, etc.) et recevoir des paiements. Aider les clients à compléter divers formulaires administratifs. Recevoir et examiner les plaintes au sujet des produits, des services ou des politiques, mettre les comptes à jour et assurer les suivis selon les procédures établies.
- Tâches administratives : Effectuer une variété de tâches administratives afin de soutenir les opérations du service, telles que l'inscription des participants aux activités offertes, la saisie et la mise à jour de données, la rédaction et la préparation de divers documents administratifs, la réservation des locaux, la gestion des calendriers des activités et des évènements offerts par le secteur et la gestion du courrier.
- Opérations financières : Effectuer une variété de tâches administratives afin de soutenir les opérations financières courantes, telles que la saisie de données, l'émission de factures, la réception de paiements, la tenue de livres, la tenue des dossiers, la vérification et le rapprochement, tout en assurant la conformité aux politiques et règlements pertinents. Prendre des dispositions en vue d'un remboursement, d'un échange ou d'une annulation. Déceler les incohérences et prendre les mesures correctives appropriées pour assurer l'intégrité des données.
- Gestion de dossiers : Établir et tenir un système efficace de classement et de gestion des dossiers pour préserver la confidentialité des dossiers et veiller à la disponibilité de documents complets et exacts à des fins de consultation future ou de vérification. Tenir des listes de contrôle sur les détenteurs de clé et des renseignements connexes sur la sécurité de l'accès pour le personnel du secteur afin d'assurer la confidentialité des dossiers.
- Documentation : Rédiger et mettre à jour la documentation, à utiliser à l'interne, sur les procédures, les processus et les systèmes liés aux responsabilités du titulaire.

Ce que vous apportez:

- Diplôme d'études secondaires; de préférence, achèvement d'une formation postsecondaire en administration et bureautique.
- Au moins une (2) année d'expérience manifesté dans un rôle semblable.
- Expérience dans la vente
- Connaissance et expérience des systèmes informatiques et des logiciels tels que Windows, traitement de textes, tableurs, Internet et le courriel.
- Fortes aptitudes en relations interpersonnelles, en communication et en service à la clientèle.
- Sens de la discrétion et de la confidentialité.
- Fiabilité.
- Bon jugement.
- Bon sens de l'organisation.
- Capacité de travailler sous pression.
- Bilinguisme - français et anglais (expression orale et écrite).

Compétences clés à l'Université d'Ottawa:
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l'Université d'Ottawa:
Planification : Mettre en place une
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