Assistant (Administratif) de Projet - Bureau Du - Ottawa, Canada - Federation of Canadian Municipalities

Federation of Canadian Municipalities

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Ottawa, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

La Fédération canadienne des municipalités (FCM) est la voix nationale des gouvernements municipaux, représentant les intérêts des villes et des collectivités auprès du gouvernement fédéral.

**Poste**

**Assistant (administratif) de projet**

**Service**

**Programmes de la FCM - Partenariat municipal pour l'innovation - Femmes en politique locale (PMI-FPL)**

**Classification**

**Niveau 2**

**Salariale**

**2,122$ à 2,275$ CAD/mois**

**Langues**

**Le bilinguisme (anglais et français) est requis**

**Terme**

**Contrat **(Accra, Ghana)**

**Contexte**

La Fédération canadienne des municipalités (FCM) a signé un accord de contribution avec Affaires mondiales Canada (AMC) pour un projet de six ans (2021 à 2027) intitulé Partenariat municipal pour l'innovation - Femmes en politique locale (PMI-FPL). Le PMI-FPL vise à accroître la jouissance des droits des femmes et des filles, en particulier celles de groupes marginalisés, au Bénin, au Cambodge, au Ghana, au Sri Lanka et en Zambie. Le projet utilisera une approche à deux volets pour atteindre cet objectif:

- accroître la mobilisation et renforcer le rôle des femmes en tant que dirigeantes et décideuses dans la gouvernance locale;
- améliorer l'efficacité des gouvernements locaux afin de fournir des services municipaux publics inclusifs et sensibles au genre.

La FCM mettra en œuvre le projet en collaboration avec les associations de gouvernements locaux (AGL) dans chaque pays, les gouvernements municipaux et les municipalités sélectionnés et d'autres partenaires sélectionnés, y compris les ministères concernés, les organismes de services communautaires et les organisations de défense des droits des femmes. La FCM mobilisera des praticiens et des élus municipaux canadiens parmi ses membres pour fournir une assistance technique entre pairs.

Le bureau du projet se trouve au Ghana et dessert les cinq pays, avec le soutien du siège social de la FCM à Ottawa, au Canada.

**Objectif principal**

Relevant du gestionnaire des finances et des opérations, mais travaillant en étroite collaboration avec les spécialistes de projet pour l'égalité des genres et l'inclusion sociale et pour la gouvernance locale et l'équipe du Ghana, l'assistant de projet est responsable de fournir un soutien administratif, logistique et organisationnel au projet PMI-FPL.

**Responsabilités clés**
- Organiser la logistique des activités du projet telles que les réunions, les ateliers, les voyages d'études, les missions locales ou internationales, les séances d'information et les activités spéciales, en coordination avec le personnel du projet, les partenaires et les municipalités hôtes.
- En collaboration avec l'administrateur de projets d'Ottawa, coordonner les réunions de l'équipe du projet et des partenaires, y compris l'embauche d'interprètes, le bon fonctionnement des plateformes de réunions virtuelles, l'enregistrement des réunions, la transmission des ordres du jour et la rédaction des procès-verbaux.
- Examiner, traiter (coder, valider, vérifier) et soumettre les factures, les demandes de remboursement et les demandes de chèques au service des finances. Au besoin, suivre les dépenses par rapport au budget, recueillir des informations et fournir des données pour la planification du budget annuel.
- Coordonner les dispositions de voyages pour le bureau du Ghana (hébergement, transport, assurance, avances, etc.) pour le personnel, les consultants et les partenaires municipaux; conseiller les partenaires et les consultants sur la directive et les procédures sur les voyages de la FCM et du Conseil du Trésor; assurer la liaison et la coordination avec le bureau d'Ottawa et les associations de gouvernements locaux partenaires pour veiller à la coordination des préparatifs de voyages internationaux, le cas échéant.
- Fournir un soutien administratif à l'équipe du projet, notamment en rédigeant, en révisant ou en relisant une variété de documents (p. ex. des accords, des rapports) et en conservant une copie électronique de la documentation du projet (c.à-d. le profil des voyageurs, les listes de contrôle de la mission, les coordonnées, les copies des passeports, les formulaires d'assurance, les biographies, etc.) afin de permettre une recherche efficace et efficiente de l'information.
- Assurer la liaison avec le personnel du PMI-FPL et les prestataires de services externes pour les questions liées à la coordination et au suivi de la traduction et de la production de documents, à la coordination et à la confirmation des préparatifs de voyage, ainsi qu'à la planification et à la coordination logistique des réunions et des événements.
- Soutenir les fonctions de gestion de projet (p. ex. la préparation, le suivi et la révision des plans et des budgets annuels, le recrutement et la sélection des praticiens municipaux, etc.).
- Fournir des mises à jour à