Adjoint(E) Administratif(Ve) - Montréal, Canada - McGill University

McGill University

Verified Company

Montréal, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Sommaire du poste**:
Relevant directement du Chef des placements et Trésorière, le titulaire fournira un soutien administratif au Bureau du service des placements, incluant l'administration des comptes, l'organisation des réunions d'unité, la préparation de rapport aux comités, le maintien des bases de données des gestionnaires et autres activités.

**Principales responsabilités**:

- Participer au bon fonctionnement du bureau, reconnaitre et résoudre les problèmes.
- Aide à la préparation de documents, de memos et de rapports pour les sous-comités du Conseil.
- Planifier et superviser l'organisation des réunions du Comité d'investissement des régimes de retraite (PIC), incluant la rédaction de l'ordre du jour et la révision des procès-verbaux et des documents relatifs au comité.
- Responsable du programme de rentes des donateurs.
- Responsable de la distribution des formulaires d'exonération pour les retenues de taxes et les déclarations (W8-EXP, W8-BEN, Auto certification des entités (FATCA) et de nouvelles lettres de signataires autorisés aux gestionnaires de placements mondiaux)
- Maintenir la base de données (Web) pour les rapports des gestionnaires de placements.
- Maintenir l'agenda du Chef des placements et Trésorière.
- Planifier et organiser les réunions, à l'aide de Calendly, et planifier les commandes de restauration, si nécessaire.
- Responsable de la planification de voyages en assurant la conformité avec la politique de voyage de McGill.
- Archiver et entretenir les documents du bureau d'investissement sur le réseau et assurer un processus fiable pour l'entreposage de documents.
- Traitement des factures des membres du Comité de Placement.
- Participer à l'audit du régime de retraite.
- Participer au processus de conformité des gestionnaires externes.
- Responsable du processus d'accueil et de départ des employés du bureau de l'investissement.
- Maintenir la page Web du Bureau de l'investissement

**Formation et expérience mínimales requises**:
DEC technique et 3 années d'expérience connexe

**Autres compétences et/ou aptitudes**:
Démontrer des compétences au niveau de l'organisation, de l'autonomie et de la rigueur.

Gérer efficacement plusieurs tâches.

Capacité de manipuler des documents à l'aide d'Adobe Pro. À l'aise dans un environnement PC à l'aide de bases de données spécialisées, de traitement de texte, de feuilles de calculs, de logiciels de présentation, de courriels et de l'utilisation d'internet.

Anglais et Français, parlé et écrit.

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Salaire : 52 210,00$ à 65 260,00$ par an

Avantages:

- Assurance Dentaire
- Assurance Invalidité
- Assurance Vie
- Congés de Vacances et Compensatoires
- Formation linguistique offerte
- Horaires flexibles
- Programme d'Aide aux Employés
- Régime de retraite
- Travail à domicile

Horaires de travail:

- Du Lundi au Vendredi
- Quart de jour

Expérience:

- administration: 3 ans (Souhaité)

Lieu du poste : Télétravail hybride à MONTRÉAL, QC