Adjoint(E) Administrative - Quebec City, Canada - New Look

New Look

Verified Company

Quebec City, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Rais**o**n d'être**

L'adjoint administratif appuie les équipes ''Ventes & Expérience-client'' ainsi que ''Affaires professionnelles'' par l'accomplissement de diverses tâches et activités qui contribueront à offrir un service interne exceptionnel aux employés et Optométristes.

**Pri**nc**ipa**l**e**s responsabilités**

Ventes & Expérience-client
- Préparation, transmission et suivis des rapports suivants aux succursales

(ex. : fausses ventes, dossiers en double, vieux-recevables, rappel d'examens de la vue, records par succursale);
- Rédiger, compiler et transmettre différents mémos / documents dans le Réseau (intranet, courriel, etc.) ;
- Mettre à jour différents outils et listes ;
- Traiter le courrier interne et externe;
- Appuyer la préparation et la coordination de différents événements corporatifs ;
- Assurer les suivis de la boîte vocale de l'administration;
- Faire des réservations d'hôtels et de billets d'avion ;
- Accomplir certaines tâches administratives et toutes autres tâches connexes.

Affaires professionnelles
- Générer divers rapports à partir des bases de données;
- Effectuer les provisions mensuellement;
- Envoyer les factures mensuelles aux Optométristes;
- Effectuer le suivi et la conciliation des comptes recevables;
- Concilier les paiements dans le logiciel comptable;
- Répondre aux courriels des Optométristes en lien avec leurs paiements;
- Rédiger diverses écrits et outils (mémos, sondages, publications médias sociaux, grilles, etc);
- Toutes autres tâches administratives connexes.

**E**xi**g**e**n**ce**s requises**
- Détenir un diplôme d'études en bureautique ou toute expérience équivalente;
- Détenir une expérience de 2 ans et plus dans un poste similaire;
- Posséder une excellente maitrise de la suite Microsoft Office et de CTRL;
- Maîtriser les logiciels Greats Plains et Survey Monkey : un atout
- Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite, tant en français qu'en anglais;
- Motivé, passionné et enthousiaste;
- Bon jugement et discernement;
- Polyvalent et capable de s'adapter rapidement;
- Discret et professionnel (grand souci de confidentialité);
- Structuré, soucieux du détail et capable de piloter plusieurs dossiers à la fois.

**Conditions de travail**
- Poste permanent et horaire de travail de jour, du lundi au vendredi.
- Possibilité de télétravail,
- Programme de bonifications concurrentiel;
- Occasion unique de travailler dans un milieu de travail dynamique et professionnel;

Poste permanent à temps plein à 37.5 heures par semaine

Basé à Québec au siège social et en télétravail