Commis Au Soutien Administratif, Probation Et - Haileybury, Canada - Ministère du Solliciteur général

Ministère du Solliciteur général

Verified Company

Haileybury, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Vous êtes un professionnel de l'administration à la recherche d'une possibilité d'emploi passionnante dans le but de servir une communauté diversifiée? Si c'est le cas, rejoignez notre équipe où vous collaborerez avec des partenaires de la justice pénale et des organisations communautaires tout en fournissant des services de bureau, d'administration et de soutien à la réception. This is an on-site, regular part-time position with the added flexibility for the employee to select a work schedule that meets both operational and personal needs.

**Engagement de la FPO à l'égard de la diversité, de l'inclusion, de l'accessibilité et de la lutte contre le racisme **:Nous sommes résolus à bâtir une main-d'œuvre représentative des gens que nous servons, de même qu'à promouvoir la diversité, l'antiracisme, l'inclusion, l'accessibilité, le mérite, le respect et l'équité en milieu de travail.

Nous invitons toutes les personnes intéressées à postuler, tout particulièrement les personnes handicapées, autochtones, noires, racisées, de diverses origines ethniques et culturelles, de diverses orientations sexuelles et de diverses identités et expressions de genre.

Rendez-vous sur les pages présentant la **Politique de la FPO pour la lutte contre le racisme** et le **Plan directeur pour l'inclusion et la diversité au sein de la FPO** pour en savoir plus sur son engagement à l'égard de l'égalité raciale, de l'accessibilité, de la diversité et de l'inclusion dans la fonction publique.

Nous offrons des mesures d'adaptation des emplois tout au long du processus de recrutement et pour tout ce qui touche l'emploi, conformément au **Code des droits de la personne** de l'Ontario. Si vous avez besoin que l'on prenne des mesures d'adaptation liées à un handicap, veuillez vous reporter aux instructions ci-dessous.

**Quelles seront mes fonctions dans ce poste?**: Dans ce rôle, vous devrez:

- assurer les fonctions de réception et maintenir les normes de service à la clientèle;
- préparer, distribuer et demander une variété de documents tels que les rapports du tribunal, les rapports pré-promotionnels, l'information communautaire et la documentation du tribunal;
- composer et dactylographier la correspondance courante en veillant à l'exactitude et à la distribution appropriée;
- recevoir et diriger les appels téléphoniques et communiquer avec des clients ayant des besoins divers;
- recevoir et distribuer le courrier;
- tenir à jour les dossiers et les calendriers de conservation;
- effectuer les calculs de la peine;
- saisir, mettre à jour et corriger les informations dans le Système informatique de suivi des contrevenants (SISC).

**À quelles exigences dois-je répondre?**:
**Compétences administratives**:

- Vous pouvez comprendre et appliquer les procédures, les règlements et les articles de la législation correspondante.
- Vous avez une connaissance des pratiques et des procédures de bureau afin de fournir des services administratifs efficaces.
- Vous pouvez appliquer les sections des manuels de procédures concernant les systèmes de classement des clients et de l'administration, la confidentialité, la distribution de l'information, la présentation des lettres et des rapports.
- Capacité à utiliser les systèmes de distribution du courrier, à fournir une assistance à la réception, à répondre aux demandes de renseignements courantes et à diriger les appels téléphoniques des clients et des visiteurs.
- Capacité à maintenir l'inventaire des fournitures et du matériel de bureau en signalant les mauvais fonctionnements/problèmes et en organisant les appels de service nécessaires.

**Compétences en communications et relations interpersonnelles**:

- Vous êtes capable de répondre aux demandes de renseignements avec tact et diplomatie.
- Vous êtes capable de fournir des explications détaillées et de transmettre des informations aux clients, aux collègues, aux tribunaux, à la police et aux intervenants de la communauté.
- Vous pouvez utiliser la communication écrite (y compris les compétences informatiques) pour rédiger la correspondance courante/normale et veiller à l'exactitude du contenu, de la grammaire, de l'orthographe et de la ponctuation lorsque vous saisissez des documents au clavier.

**Compétences en analyse, raisonnement et organisation**:

- Vous avez des capacités d'analyse et de raisonnement avérées pour déterminer quelles informations peuvent être fournies aux demandeurs.
- Vous êtes capable de déterminer et d'établir la liste des priorités et de résoudre les conflits de priorités et les réunions contradictoires.
- Vous pouvez déterminer et établir une liste de vos propres priorités afin de répondre à des échéances concurrentes.
- Vous êtes capable d'établir des priorités et de gérer la charge de travail, et de faire preuve de discernement lors de la prise de décisions.

**Renseignements supplémentaire