Conseillère, Conseiller Aux événements - Montréal, Canada - Polytechnique Montréal

Polytechnique Montréal
Polytechnique Montréal
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Montréal, Canada

1 month ago

Sophia Lee

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Sophia Lee

beBee Recruiter
Description
**POLYTECHNIQUE MONTRÉAL**

**CONSEILLÈRE, CONSEILLER AUX ÉVÉNEMENTS**

***

Référence :

Durée : Régulier, Temps complet

Endroit : 2500 chemin de la Polytechnique, Montréal

Date d'échéance : mardi 6 juin 2023, à 17 h.

Polytechnique Montréal est une université d'ingénierie de renommée internationale. Située sur le Mont-Royal, en plein cœur de Montréal, elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan sur la scène locale, nationale et internationale, et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles.

À l'aube de son 150e anniversaire, elle accueille aujourd'hui plus de étudiantes et étudiants et compte sur l'expertise de près de 1 600 personnes aux compétences diverses, dont plus de 300 professeures et professeurs.

Certifiée STARS, niveau Or, en développement durable, Polytechnique se distingue par ses avancées de pointe et son rôle actif dans le développement technologique, environnemental, économique et social. Elle valorise la diversité des personnes membres de son personnel et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi visant les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées. Ayant reçu la certification Parité de La Gouvernance au Féminin, elle offre d'excellentes conditions de travail misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés.

Sous la responsabilité de la responsable des événements, la personne recherchée planifie, organise et coordonne tous les aspects logistiques, matériels et financiers reliés à l'organisation d'événements institutionnels et de rassemblements publics importants tenus à Polytechnique. Elle informe, conseille et assiste également les clientèles internes dans l'organisation de leurs événements.

**PRINCIPALES RESPONSABILITÉS**

**Planification**
- Travaille en étroite collaboration avec son équipe, est à l'écoute des besoins de la clientèle et aligne le plan de travail à la planification stratégique de son service;
- Planifie les aspects logistiques, matériels et financiers reliés à des événements et identifie les contraintes et les difficultés probables et propose des pistes de solutions;
- Élabore des échéanciers de projet détaillés;
- Participe à l'élaboration du budget, révise les étapes périodiquement et gère de potentiels changements de façon attentive en analysant les impacts pour le projet;
- Négocie des ententes avec des fournisseurs externes (p. ex. : graphisme, rédaction, impression, photographie, vidéo, etc.) en fonction des besoins événementiels, et coordonne le travail de ces derniers;
**Organisation et exécution du travail**
- Organise et contrôle les événements sous sa responsabilité;
- Est responsable de l'organisation d'événements spécifiques et s'assure que les aspects logistiques, matériels et financiers soient conformes à la planification établie;
- Mobilise les parties prenantes afin d'assurer le succès des événements. Au besoin, fournit la formation et l'encadrement nécessaires aux principales personnes collaboratrices;
- Collabore de façon étroite avec le Service des communications et des relations publiques dans le but d'arrimer la production de contenus reliés aux événements dont ce dernier est responsable à la logistique événementielle;
- Anime des réunions de coordination avec les principales personnes intervenantes internes et externes;
- Produit des comptes rendus selon les étapes des projets;
- Informe, conseille et assiste les clientèles internes dans l'organisation de leurs événements;
- S'assure du bon fonctionnement et de l'atteinte des objectifs fixés;
**Évaluation et amélioration continue**
- Assure les suivis post-événement (bilans, sondages de satisfaction, etc.);
- Mesure et évalue les retombées des événements en produisant des comptes rendus;
- Est à l'affut des bonnes pratiques en événementiel et fait des recommandations pour la mise en place d'activités innovantes et engageantes;
**Autres activités connexes**
- Représente Polytechnique et le service auprès d'organismes et participe à différents comités internes et externes.
- Assume tout autre projet ou tâche qui lui est confié par sa supérieure immédiate dans le cadre de ses responsabilités et de ses compétences.

**SCOLARITÉ**
- Baccalauréat en communication, marketing, éducation, administration ou dans toute autre discipline jugée pertinente.

**EXPÉRIENCE**
- Minimum de trois (3) années d'expérience acquise dans un poste de gestion ou d'organisation d'événements.
- Expérience en milieu universitaire et/ou au sein d'une organisation publique (atout).

**APTITUDES ET QUALITÉS RECHERCHÉES**
- Maîtrise des différents logiciels de la suite Office (p. ex. : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.) et connaissance pratique de l'environ
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