Coordinator, Brand Events and Conferences - Vaughan, Canada - VetStrategy

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Vaughan, Canada

1 month ago

Sophia Lee

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter
Description
**Coordonnateur - événements et conférences (Bilingue)**
***
Contrat de 14-15 mois

**Responsabilités**:

- Soutien aux événements et conférences _
- Collaborer avec l'équipe du recrutement pour choisir et planifier des événements relatifs à l'industrie et qui sont alignés avec la visibilité et l'identité respectives des équipes.
- Gérer et coordonner tous les événements de recrutement, incluant les conférences, les foires d'emploi, les présentations sur les campus, les réceptions et les événements commandités.
- Planifier et gérer les inscriptions aux événements, le montage et le démontage, et les suivis avec les membres de l'équipe respective, y compris le suivi/compte rendu du succès de l'événement.
- Établir une procédure standard pour les événements et communiquer avec toutes les parties prenantes pour assurer le bon déroulement des événements.
- Négocier avec les fournisseurs (conférence/kiosques/hôtels/restaurants, etc.) pour obtenir les conditions les plus favorables.
- Traiter les inscriptions pour tous les événements tout en respectant le budget alloué et les protocoles.
- Gérer, collaborer et faire le suivi avec toutes les parties prenantes relativement aux détails des événements, les participations, les réservations d'hôtel, les lieux, le divertissement, les tirages et autres.
- S'assurer que les échéanciers sont respectés en lien avec la préinscription et les réservations.
- Coordonner et communiquer avec l'équipe du marketing pour créer et distribuer des articles promotionnels à chaque événement.
- Gérer l'inventaire d'articles promotionnels, incluant la gestion de l'expédition du matériel et des cadeaux pour les divers événements.
- Rechercher et valider les lieux et autres éléments connexes, selon les besoins.
- Mettre à jour le fichier de suivi pour les conférences en ajoutant les détails et le budget.
- Créer les détails de déplacements pour les événements et les fournir aux participants provenant de VetStrategy et Daubigny, notre entreprise sœur au Québec.
- Créer et gérer une base de données centrales pour les opportunités d'événement, les étudiants et les participants aux événements.
- Coordonner avec le marketing pour rédiger les communications selon le calendrier.
- Faire le suivi avec les équipes de l'acquisition de talents en lien avec le calendrier des communications pour les différents événements.
- Autres tâches connexes, selon les besoins.

**Qualifications**
- Minimum d'un an d'expérience dans un rôle similaire
- Éducation postsecondaire
- Bilingue (anglais et français), un atout
- Une personne très organisée ayant fait ses preuves dans la gestion de projets dans des délais serrés
- Excellentes habiletés en communication, organisation et analyse
- Adaptabilité, résilience et capacité à gérer l'ambiguïté
- Débrouillard, capable de sortir des sentiers battus pour trouver des solutions créatives
- Vous êtes à l'aise dans un environnement au rythme rapide et pouvez gérer efficacement des priorités concurrentes
- Aptitude à assurer un suivi rigoureux auprès des parties prenantes à différents niveaux de l'organisation.
- Vous êtes positif et avez une attitude positive
- Disponibilité à voyager occasionnellement pour assister à des événements

**Compétences culturelles**

**Nous mettons l'accent sur les relations**
- Dans chaque interaction avec les établissements, nous bâtissons et entretenons des liens personnels basés sur la confiance. Toutes les relations comptent, quels que soient les niveaux, les fonctions, les cultures et les emplacements.

**Nous collaborons**
- Nous encourageons les perspectives différentes lorsque nous cherchons la meilleure façon de procéder. Nous collaborons ensemble et avec les établissements pour nous assurer que toutes les activités s'inscrivent dans l'intérêt de tous et qu'elles tiennent compte des besoins uniques de chaque emplacement. Nous mettons l'accent sur les établissements plutôt que sur nos processus internes.

**Nous disons la vérité**
- Nous sommes honnêtes et transparents. Nous pouvons poser des questions et remettre en question le statu quo sans craindre les répercussions. Nous nous soutenons mutuellement et assumons nos responsabilités.

**Nous sommes humbles**
- Nous travaillons tous ensemble. Il n'y a pas de place pour l'amour-propre ou l'esprit de hiérarchie. Nous sommes modestes et faciles à aborder. Nous nous soutenons les uns les autres et nous sommes reconnaissants envers nos pairs. Nous demandons de la rétroaction sans être sur la défensive. Nous réfléchissons à nos activités et à leur incidence sur les autres.

**Nous nous occupons du reste**
- Notre vision est entièrement axée sur les établissements. Nous souhaitons d'abord comprendre la situation. Chaque décision est prise en fonction de l'incidence sur les soin
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