L'adjointe Administrative ou L'adjoint - Point Edward, Canada - The Federal Bridge Corporation Limited

The Federal Bridge Corporation Limited

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Point Edward, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

La Société des ponts fédéraux Limitée (SPFL) est une société d'État responsable des intérêts fédéraux du Canada situés à quatre ponts internationaux entre le Canada et les États Unis. Son mandat consiste à assurer le niveau d'intendance le plus élevé de sorte que ses ponts internationaux et les structures connexes soient sécuritaires et efficaces pour les utilisateurs. La SPFL est propriétaire, gestionnaire et exploitante des ponts internationaux et des structures connexes à Sault Ste. Marie, Point Edward, Lansdowne (Mille-Îles) et Cornwall, en Ontario.

L'adjointe administrative ou l'adjoint administratif bilingue relève du directeur du pont et a la responsabilité de fournir plusieurs services administratifs de nature confidentielle, complexe et courante, de communiquer avec efficacité au nom du directeur du pont, selon les besoins, au sein de l'entreprise et avec les intervenants externes, et de collaborer avec les autres membres de tous les services au sein de la SPFL. Ce poste nécessite une orientation vers les résultats, la capacité à hiérarchiser les tâches, de la discrétion et du professionnalisme.
Tâches et responsabilités
Soutien administratif et soutien à la réception de la SPFL (40 %)
- Fournir un soutien administratif selon les besoins, notamment la rédaction de procès-verbaux, la tenue de calendriers, les préparatifs de voyages, l'édition de présentations et de rapports, la coordination des événements pour l'ensemble du personnel du PBW, le suivi du courrier entrant et sortant, l'envoi de messages et de toute autre correspondance;
- Communiquer verbalement ou par écrit avec des intervenants internes ou externes au nom du directeur du pont;
- Coordonner le flux de travail, les projets, les mesures ou les décisions afin de s'assurer que la documentation est complète et que le suivi est effectué au moment opportun;
- Assurer la responsabilité principale du tri des demandes provenant de la réception en prenant des mesures individuelles pour déterminer la marche à suivre, avec la délégation et le discernement appropriés;
- Agir comme point de contact principal pour les visiteurs et les coursiers; déterminer le caractère professionnel des demandes et diriger les visiteurs vers la personne concernée;
- Assurer une présence au bureau durant les heures d'ouverture au public;
- Modifier son horaire de travail au besoin pour effectuer les tâches administratives de la SPFL;
- Effectuer toute autre tâche connexe, dans le cadre, l'esprit et l'objectif du poste.

Coordination administrative (10 %)
- S'assurer de tenir des stocks mínimaux de fournitures de bureau; remplir les bons de commande, le cas échéant;
- Planifier l'utilisation des salles de conférence;
- Planifier des rencontres virtuelles au besoin;
- Préparer les salles de conférence pour les membres du Conseil d'administration, les cadres de la SPFL ou d'autres intervenants externes (café, eau, traiteur, etc.);
- S'assurer du bon fonctionnement de l'équipement, y compris le photocopieur, la déchiqueteuse, et coordonner les réparations;
- S'assurer du bon fonctionnement de l'équipement de téléconférence et de vidéoconférence; faire du dépannage avec l'aide des TI et résoudre les problèmes au besoin;
- Tenir en bon état toutes les salles de conférence et les aires communes (cuisine, lave-vaisselle);
- Recevoir et distribuer le courrier entrant; préparer le courrier sortant, y compris les envois par Purolator ou Quick Messenger;
- Remplir les tâches administratives essentielles d'autres membres de l'équipe en leur absence.

Soutien administratif propre à l'emplacement (50 %)
- Fournir un soutien direct au directeur du pont et le tenir informé des éléments nécessitant une attention personnelle;
- Fournir l'ensemble du soutien administratif aux gestionnaires des services de l'exploitation, de l'entretien, des projets, des TI, des finances et des RH;
- Effectuer des tâches de nature administrative comme rédiger et modifier des documents dans les deux langues officielles afin d'assurer la qualité de la langue et de la mise en forme ainsi que l'exactitude du contenu, l'image de la SPFL, etc.;
- Produire les rapports mensuels sur le trafic (BTOA, passages gratuits, paiements en argent et par carte de crédit, passages aux postes de péage);
- Fournir un soutien efficace et efficient au service à la clientèle et aux comptes prépayés dans le cadre du système de perception du péage;
- Recommander, s'il y a lieu, divers éléments ou outils pour améliorer les aspects fonctionnels et administratifs du service;
- Coordonner l'utilisation des salles de conférence du pont Blue Water et la gestion des lignes d'appel.

Compétences essentielles
- Détenir des connaissances en gestion des affaires normalement acquises au cours d'une formation postsecondaire ou un minimum de trois ans à titre d'adjointe ad