Aa1 - Secteur Secrétariat - Montréal, Canada - CIUSSS du Centre-Sud-de-l'Île-de-Montréal

CIUSSS du Centre-Sud-de-l'Île-de-Montréal

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Montréal, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

du poste:
- Personne qui, en plus d'exercer l'ensemble des travaux administratifs de nature complexe, assume de façon autonome, au sein d'un service, des responsabilités de coordination et de contrôle qualitatif d'un ensemble de travaux à caractère administratif, de bureautique et de secrétariat. Elle exerce, de façon principale et habituelle, des attributions relatives à l'organisation du travail de bureau et d'un secteur d'activités.
- SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS
- Elle accueille les usagers, démontre un savoir-être impeccable en présence d'usagers difficiles dans le respect et avec un professionnalisme sans compromis;
- Elle traite les requêtes acheminées aux cadres et aux professionnels de façon autonome et professionnelle;
- Elle assiste le commissaire, ses adjoints et les délégués lors de situations problématiques. Elle participe aux décisions quant aux actions à poser et informe les
- personnes concernées;
- Elle assiste la commissaire ou ses adjoints dans des dossiers plus stratégiques;
- Elle assure un contrôle sans faille de la qualité des documents produits et propose des moyens d'améliorer la prestation de services offerte par l'équipe du bureau du
- commissaire;
- Elle prépare les rencontres d'équipe du bureau et des différents comités de vigilance;
- Elle assure la diffusion des outils de promotion du bureau du commissaire;
- Elle assure le lien entre les usagers et l'équipe.
- PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
- Réception, accueil, information et orientation de la clientèle (accueil en personne ou au téléphone) : elle reçoit les appels des usagers, procède à une cueillette
- sommaire de l'information, assure le traitement de l'information en fonction des documents administratifs requis et procède à l'ouverture du dossier;
- Gestion des approvisionnements ainsi que des ressources informatiques et matérielles;
- Production, soutien et correction de la correspondance, des rapports, de documents visuels, de présentations, selon les besoins identifiés;
- Suivi du courrier postal ou électronique adressé au bureau du commissaire local aux plaintes et à la qualité des services;
- Planification ou organisation de rencontres ou de réunions;
- Assure la logistique entourant les rencontres (réservation de salle, préparation de documents, convocations) et la prise de notes lors des réunions du service, rédige
- l'ordre du jour et le procès verbal et effectue les suivis demandés;
- Procède à l'ouverture des dossiers.- Exigences:
- Formation académique exigée
- Posséder un diplôme d'études professionnelles (DEP) ou un DE-métier en secrétariat
- OU
- Détenir un DES ou une équivalence reconnue par le MEQ ET trois (3) ans d'expérience comme secrétaire.
- Exigences requises- Français niveau 3
- Word niveau 3
- Excel niveau 2
- Anglais niveau intermédiaire
- Une expérience avec la clientèle serait un atout.

Compétences clés attendues
- Aptitudes développées en communication;
- Savoir-être relationnel en présence de clientèle difficile;
- Faire preuve de patience et de souplesse;
- Attitude respectueuse;
- Avoir une bonne gestion du stress;
- Confidentialité;
- Rigueur et souci de la qualité;
- Sens des responsabilités;
- Autonomie;
- Sens de l'organisation et des priorités;
- Travail d'équipe;
- Entraide.
- Entrevue de sélection:
- Réussir l'entrevue de sélection
- Remarques:
- Seules les personnes retenues seront convoquées dans le cadre d'un processus de sélection.