Adjoint, Adjointe Administrative - Quebec City, Canada - RTC

RTC

Verified Company

Quebec City, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

POSTE TEMPORAIRE
TEMPS PLEIN (35 heures par semaine)
DIRECTION DES OPÉRATIONS

**SALAIRE**: De $ à $ (selon l'expérience)

SOMMAIRE DE LA FONCTION
Sous la supervision du directeur - division de la maintenance des véhicules, la personne assume des tâches de secrétariat en soutenant les gestionnaires dans leurs activités et en assistant le personnel du service.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
- Reproduit, à l'aide d'outils bureautiques, divers documents ou de la correspondance incluant des sujets techniques, informatifs, de planification ou de nature confidentielle.
- Participe à la préparation de documents, présentations et rapports à l'aide d'outils bureautiques spécialisés ainsi qu'à l'élaboration et au maintien de différents modèles.
- Accomplit différentes tâches de bureau, entre autres, l'assemblage, la photocopie, le classement de documents, la compilation et la préparation de données statistiques, la préparation de tableaux techniques et la distribution de divers documents.
- Effectue, reçoit, transmet et filtre les appels téléphoniques, prend les messages, donne des renseignements reliés à sa fonction et accueille les visiteurs.
- Tient à jour l'agenda des gestionnaires, et au besoin, coordonne les activités relatives à la préparation de réunions, conférences, voyages : fixe les rendez-vous, convoque les personnes concernées, effectue les réservations, prépare et transmet les ordres du jour et les documents pertinents.
- Assiste à des rencontres, prend des notes et rédige les comptes rendus.
- Dépouille le courrier et assure le suivi auprès des gestionnaires du service.
- Assiste les directeurs dans la préparation, le suivi du budget et des dépenses du service en utilisant les outils requis.
- Répond à diverses demandes d'information internes et externes et règle certains problèmes de nature routinière, selon les directives reçues des gestionnaires.
- Recueille, de façon hebdomadaire, les feuilles de temps du personnel de son unité administrative et effectue la saisie des données pour le traitement de la paie.
- Procède au classement, à l'archivage et au contrôle des documents du centre de documentation de son secteur et tient à jour le système de gestion documentaire
- Agit comme personne-ressource auprès du personnel du service dans l'utilisation d'outils bureautiques et dans leurs communications écrites.
- Prépare les réquisitions et demandes de biens et services pour l'achat de fournitures et autre matériel requis.
- Est responsable de l'approvisionnement et du suivi de l'entretien des équipements de bureau et porte assistance aux divers utilisateurs.
- Assiste l'équipe de gestion et de l'ingénierie dans la production et la révision de la documentation et fait la mise à jour du centre de documentation.
- Prépare et met à jour des tableaux de bord et des indicateurs.
- Effectuer l'activation des cartes magnétiques pour l'ouverture des barrières pour le personnel DMV-DPI
- Traite les demandes de diffusion (écrans d'information, média Info du jour, etc.) pour la DOP.

PROFIL RECHERCHÉ
- DEP en secrétariat
- 2 ans d'expérience pertinente
- Connaissance approfondie du français écrit
- Connaissance approfondie d'outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
- Connaissance de base de l'anglais écrit

Le Réseau de transport de la Capitale encourage les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à postuler pour ce poste.

L1-AJL1