Executive Assistant - Montréal, Canada - Intact

Intact

Verified Company

Montréal, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Our employees are at the heart of what we do best: helping people, businesses and society prosper in good times and be resilient in bad times. When you join our team, you're bringing this purpose to life alongside a passionate community of experts.

Feel empowered to learn and grow while being valued for who you are
- here, diversity is a strength. You have our commitment to support you in reaching your goals with tools, opportunities, and flexibility. It's our employee promise.

Our hybrid work model provides the balance between working from home and enjoying meaningful in-person interactions.

Read on to see how you can shape the future, win as a team, and grow with us.

**About the role**

**Adjointe exécutive - Vice-présidence Finances Corporatives**
- Assurer un soutien administratif quotidien à la vice-présidente et contrôleuse financière ainsi qu'au premier vice-président associé et chef de la performance financière.
- Offrir le soutien nécessaire à la gestion et organisation de leur calendrier et courriels.
- Offrir un support à leurs équipes
- Planifier, coordonner et organiser les réunions (invitations, réservations des salles, traiteur, équipements et documentation nécessaires, ordre du jour et suivi de points à exécuter, liaison avec invités et autres besoins). Participer aux rencontres d'équipe lorsque nécessaire.
- Organiser leurs voyages et hébergements
- Faire le suivi du budget ainsi que des comptes de dépenses, paiements de factures, bons de commande, commandes d'équipements et demandes d'accès.
- Participer à la rédaction et la mise en page de certains documents, présentations et rapports. Assurer la qualité et l'exactitude de l'information.
- Faire l'intégration de nouveaux employés, la fermeture de dossiers d'employés qui quittent; traiter l'information et les dossiers en toute confidentialité.
- Accomplir toute autre tâche de nature administrative
- Collaborer au sein d'une équipe administrative.

Vous:
Êtes une personne extrêmement organisée, autonome, rapide d'exécution, débrouillarde, rigoureuse, capable de travailler en équipe et aussi sous pression

Aimez rire, ne vous prenez pas au sérieux et avez un intérêt pour les ressources humaines

Vos compétences:

- Diplôme d'études collégiales en administration ou en secrétariat ou combinaison équivalente d'études et d'expérience
- Minimum de 3 ans d'expérience dans un rôle similaire
- Bonnes connaissances de la suite Office (incluant une excellente connaissance de PowerPoint) et de gestion des courriels et agenda
- Excellentes habiletés de communication et maîtrise du français et de l'anglais
- Sens aigu des affaires et professionnalisme
- Capacité de gérer de multiples priorités concurrentes et des échéances
- Fortes habiletés organisationnelles et en gestion du temps
- Faites preuve de discrétion et de confidentialité
- Excellent esprit d'équipe et de collaboration

**What we offer**

Working here means you'll be empowered to be and do your best every day. Here is some of what you can expect as a permanent member of our team:

- A financial rewards program that recognizes your success
- An industry leading Employee Share Purchase Plan; we match 50% of net shares purchased
- An extensive flex pension and benefits package, with access to virtual healthcare
- Flexible work arrangements
- Possibility to purchase up to 5 extra days off per year
- An annual wellness account that promotes an active and healthy lifestyle
- Access to tools and resources to support physical and mental health, embracing change and connecting with colleagues
- A dynamic workplace learning ecosystem complete with learning journeys, interactive online content, and inspiring programs
- Inclusive employee-led networks to educate, inspire, amplify voices, build relationships and provide development opportunities
- Inspiring leaders and colleagues who will lift you up and help you grow
- A Community Impact program, because what you care about is a part of what makes you different. And how you contribute to your community should be just as unique.

**We are an equal opportunity employer**

At Intact, we value diversity and strive to create an inclusive, accessible workplace where all individuals feel valued, respected, and heard.

If we can provide a specific adjustment to make the recruitment process more accessible for you, please let us know when we reach out about a job opportunity. We'll work with you to meet your needs.