Coordonnateur Administratif - Halifax, Canada - Jazz Aviation LP

Jazz Aviation LP

Verified Company

Halifax, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Coordonnateur administratif - MRR**

**Date de fermeture de l'avis***: 5 août 2023

**Emplacement principal***: CA-NS-Halifax

**Horaire***: Temps plein

**Type d'emploi***: Temporaire

**Durée en mois***: 6

**Quart***: jour

**Nombre d'emplois vacants***: 1

**Objectif du poste**:
Le titulaire de ce poste fournit un soutien administratif au directeur - Services techniques Jazz - MRR et à la équipe à Halifax.

**Principales activités**:

- Fournir un soutien administratif au directeur - Services techniques Jazz - MRR et aux gestionnaires-clés des Services techniques Jazz - MRR.
- Mettre à jour et gérer l'emploi du temps du directeur - Services techniques Jazz - MRR.
- Planifier des réunions, réserver des salles et apporter son aide pour tout type de réunions au sein du groupe.
- Coordonner les réunions hebdomadaires de gestion, y participer, rédiger les procès-verbaux et assurer un suivi des mesures à prendre.
- Coordonner les réunions portant sur les griefs syndicaux aux Services techniques Jazz, les réunions mensuelles et les réunions de l'UMHQ, y participer et rédiger les procès-verbaux, au besoin.
- Traiter les demandes de temps supplémentaires pour les employés syndiqués des Services techniques Jazz au moyen du système _Send Word Now_.
- Se charger des pages intranet des Services techniques Jazz et veiller à ce que tous les liens soient à jour et fonctionnent.
- Se charger de recueillir de l'information pour le bulletin mensuel _JTS Now_ et en assurer la publication.
- Commander des fournitures et assurer un suivi des dépenses du groupe des Services techniques Jazz ainsi que des cadeaux et articles de reconnaissance pour les employés de Jazz et des Services techniques Jazz.
- Se charger de la liste d'ancienneté des Services techniques Jazz et de la facturation trimestrielle au syndicat.
- Gérer les projets qui lui sont confiés.
- Assurer un suivi des heures des employés des Services techniques Jazz (personnel de soutien administratif et technique et personnel cadre) au moyen du système Kronos.
- Coordonner les déplacements d'affaires : effectuer les réservations de chambres d'hôtels et de vols.
- Coder et approuver les factures au moyen du système Ariba.
- Compiler et mettre en format les mises à jour sur la mobilité, les envoyer au moyen de _Comply 365_ aux employés de la Maintenance et assurer un suivi de leur conformité.
- Compiler les notes de service et les mises à jour à l'intention des employés de la Maintenance et les publier sous « Ressources » dans JazzNet.
- Assurer un suivi de la lecture et de la signature des notes de service, des revues CAPA et des mises à jour des indicateurs-clés de rendement (_Dashboard_).
- Conserver et mettre à jour les dossiers de formation des employés des Services techniques Jazz.
- Être responsable de certaines listes de distribution et les mettre à jour.
- Agir à titre de personne déléguée pour la signature des formulaires de sécurité de l'Autorité de l'aéroport international de Halifax et des laissez-passer pour visiteurs.
- Prêter son concours au Contrôle de la maintenance - Révision générale pour ce qui est des demandes quotidiennes de bons de travail et produire les heures des bons de travail pour chaque avion remis en service, sur demande.
- Soutenir et remplacer l'adjoint administratif - Révision général.
- Assumer toute autre tâche connexe, au besoin.
- Accomplir les tâches en fonction des politiques et des procédures établies tout en accordant la priorité à sa propre sécurité et à celle de ses collègues et des clients.

**Formation et compétences requises**:

- Avoir un diplôme d'études secondaires ou l'équivalent ; détenir une formation postsecondaire, un atout.
- Posséder au moins trois années d'expérience à un poste d'employé de bureau.
- Avoir une maîtrise des produits Microsoft Office avec une connaissance plus approfondie d'Outlook, de Word, d'Excel, de Power Point et de FrontPage.
- Avoir une grande connaissance de l'Internet, de l'intranet et des réseaux.
- Faire preuve d'organisation, d'une gestion du temps efficace et être en mesure d'établir la priorité des tâches et de respecter les échéanciers.
- Avoir une connaissance des activités de maintenance et d'exploitation d'un transporteur aérien, un atout.
- Répondre aux exigences nécessaires à l'obtention d'une carte d'identité pour les zones réglementées (CIZR).
- Être en mesure de maintenir un haut niveau de confidentialité.

Nous sommes d'avis que le meilleur effectif comprend des personnes de toute origine, de toute capacité et de tout point de vue. Pour être un chef de file au sein de notre industrie, nous misons sur la diversité et sur les valeurs uniques de chaque personne. Nous amenons notre personnel à favoriser une culture d'inclusion, à créer des milieux de travail sûrs où toute personne peut être elle-même.