Adjoint Exécutif - Montréal, Canada - Investissement Québec

Investissement Québec

Verified Company

Montréal, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Trace la courbe de ta carrière dans notre équipe Investissement Québec

Choisir Investissement Québec, c'est devenir le partenaire de milliers d'entreprises québécoises et les accompagner dans la réalisation de leurs plus grandes ambitions. C'est aussi tracer la courbe de ta carrière avec une équipe fière et engagée.

Votre rôle:
Le titulaire de cet emploi effectue des travaux à caractère administratif et technique nécessaire au bon fonctionnement des premières vice-présidences, Stratégies et communications externes ainsi que Gestion des risques et affaires juridiques.

Vos responsabilités principales:
Soutien administratif
- Gérer, de façon proactive, l'agenda des PVP et des VP de leurs équipes respectives et organiser des rencontres à leur demande.
- Gérer les demandes d'approbation et autres (comptes de dépenses, factures, résolutions, contrats, etc.) faites aux PVP et veiller à ce que les demandes soient conformes aux politiques en vigueur.
- Assurer la collecte, la correction et le dépôt de documents pour le comité interne de gestion des risques et pour d'autres comités au besoin.
- Appuyer proactivement les responsables de certaines fonctions spécifiques au sein des PVP, notamment sur le plan des suivis, de la gestion budgétaire et des communications avec les parties prenantes impliquées.
- Organiser et voir au suivi des réunions d'équipe des premières vice-présidences (réunions mensuelles, comités de gestion, etc.).
- Rédiger ou corriger des textes, des présentations et des documents divers pour les PVP et VP des équipes.
- Soutenir les PVP et leurs équipes dans leurs opérations courantes dans le cadre de leur processus de gestion contractuelle, notamment dans le suivi d'approbations et de gestion des factures en résultant. Assurer le suivi des échéances contractuelles pour l'émission des demandes d'achat dans les délais requis et suivi des soldes aux contrats.
- Organiser au besoin des tournées de présentations et des rencontres à la demande des premiers vice-présidents.
- Assurer le lien entre les vice-présidences et le bureau de la PDG au besoin.
- Effectuer des travaux administratifs et des suivis reliés à la gestion budgétaire, à la gestion des ressources humaines, à la gestion des ressources matérielles et à l'organisation du travail.
- Développer et mettre à jour le système de classement des documents, des dossiers informatiques et physiques des premières vice-présidences et effectuer le classement ou la destruction des documents selon les politiques applicables.
- Traiter, avec la plus grande discrétion, toute l'information confidentielle destinée au ou provenant des PVP.
- Effectuer toutes autres tâches connexes confiées par les PVP ou les VP.

Volet technique:

- Revoir les courriels reçus dans les différentes boîtes courriel de notification commune des équipes et répartir ces courriels aux bons destinataires et faire les suivis appropriés pour le respect des délais d'action.
- De concert avec les gestionnaires des équipes, assurer le développement et la mise en œuvre permettant de gérer et de mesurer la performance des activités sous la responsabilité des premières vice-présidences.
- De concert avec les PVP, effectuer le suivi des divers plans d'action des équipes en assurant la collecte d'information auprès des gestionnaires, colligeant les informations pertinentes et assurant la reddition de compte de façon efficace.
- Production de rapport de gestion.
- Assurer l'exactitude entre les demandes de dépenses et les contrats d'approvisionnement ou les mandats octroyés.
- Aider à la conception et au suivi d'outils de gestion.
- Aider à la mise à jour et à la mise en page d'actes juridiques et de formulaires standards.

Vos qualifications spécifiques requises:

- Diplôme d'études collégiales avec options appropriées.
- Six (6) années d'expérience en tant qu'adjoint à la haute direction.
- Excellente connaissance de Word, Excel et PowerPoint.
- Connaissance de Sharepoint et de Teams (atout).
- Excellente qualité du français parlé, lu et écrit.

Profil général recherché:

- Respect de l'éthique et des valeurs de la société.
- Sens des priorités et de l'organisation; gère adéquatement son temps.
- Capable de travailler avec peu de supervision.
- Proactif, sait faire preuve d'initiative et est capable d'anticiper les besoins.
- Fait preuve de jugement, de discrétion et de discernement.
- Habileté à travailler sous pression et à respecter des échéanciers serrés.
- Faire preuve de flexibilité et de polyvalence.
- Capacité et intérêt à apprendre de nouvelles tâches.
- Fiable, démontre discipline et rigueur dans l'exécution de ses tâches et a un souci constant du détail et de la qualité.
- Dynamique et enthousiaste, possède un excellent esprit d'équipe, sait développer et maintenir des relations harmonieuses avec ses