Coordonateur Junior Récréatif - Ottawa, Canada - Université d'Ottawa

Université d'Ottawa

Verified Company

Ottawa, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Suivez-nous sur **LinkedIn**

**Type d'emploi**:
Employé

**Durée en mois** **(pour les emplois à durée déterminée):
12

**Famille d'emplois**:
Soutien administratif

**Nombre de postes à pourvoir**:
1

**Faculté/Service - Département**:
Secteur récréatif

**Campus**:
Campus principal

**Affiliation syndicale**:
PSUO

**Date d'affichage**:
May 06, 2024

**Date de clôture**:
May 17, 2024

**Heures par semaine**:
35

**Classe salariale**:
SSUO Grade 06

**Échelle salariale**:
$51, $65,566.00

À propos des affaires étudiantes:
Le Service des affaires étudiantes est au cœur même de l'expérience étudiante à l'Université d'Ottawa. Nous recrutons les meilleurs futurs étudiants, nous les soutenons tout au long de leurs années universitaires et nous les laissons bien préparés à des carrières épanouissantes et à des études futures. Notre équipe de plus de 600 employés dévoués fournit les services qui permettent aux étudiants d'être heureux, de se sentir bien et de s'épanouir dans la poursuite de leurs ambitions. Nous les aidons à postuler et à s'inscrire aux cours, nous supervisons 11 résidences et une salle à manger primée, nous organisons des événements amusants et des activités sportives universitaires, nous gérons un programme innovant de développement de carrière et d'apprentissage par l'expérience, et bien plus encore

Il n'y a rien de plus gratifiant que d'aider les générations futures à atteindre leur plein potentiel dans une université de classe mondiale. Grâce à notre large éventail d'opportunités de carrière et de parcours de développement professionnel, nous sommes certains que vous apprécierez l'expérience autant que nos étudiants.

**Raison d'être du poste**:
**Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes**:

- ** Tâches administratives **:Effectuer diverses tâches administratives à l'appui des activités administratives du service, du programme ou de l'événement, comme l'entrée et la mise à jour de données, la rédaction et la préparation de divers documents et la gestion des horaires et du courrier, conformément aux normes de qualité de l'Université d'Ottawa
- ** Organisation de réunions**:Fournir un soutien administratif pour l'organisation et la coordination de réunions et d'événements, afin d'en assurer le bon déroulement. À cette fin, il réserve les salles de réunion, prend les dispositions nécessaires en matière de restauration et prépare les ordres du jour des réunions et tout autre document.
- ** Opérations financières **:Fournir un soutien de base aux opérations financières du département, du programme ou de l'événement en effectuant diverses tâches conformément aux politiques établies, telles que l'administration de la petite caisse, la préparation des dépôts, la passation d'écritures de journal et l'entrée de données dans le système financier.
- ** Participer au processus de facturation**: préparer, envoyer et payer les factures, recevoir les paiements des clients et en assurer le suivi.
- ** Achats et contrôle des stocks**: Effectue des achats décentralisés de biens et de services pour le secteur, sur bon de commande ou sur carte de crédit, dans le respect de toutes les politiques pertinentes. Il contrôle un inventaire de diverses fournitures, suit la demande et reconstitue les stocks pour répondre aux besoins des clients internes.
- ** Rapports **:Fournir divers rapports simples, sur une base programmée ou ad hoc, sur les activités du département/programme/événement afin de soutenir les opérations en cours et la planification stratégique.
- ** Gestion des dossiers**: Mettre en œuvre et maintenir un système efficace de classement et de gestion des dossiers afin de préserver la confidentialité des dossiers et de veiller à ce qu'une documentation complète et précise soit disponible à des fins de référence ou d'audit. Il tient des registres précis des détenteurs de clés et des informations relatives à l'accès à la sécurité pour le personnel du secteur afin de garantir la confidentialité des dossiers.
- ** Documentation**: Rédiger et mettre à jour des documents à usage interne sur les procédures, les processus et les systèmes liés aux responsabilités du titulaire.
- ** Coordination des travailleurs subalternes**: Au besoin, déléguer des tâches à des ressources plus juniors, principalement des étudiants embauchés dans le cadre du programme travail-études (PTE), et s'assurer que les tâches sont accomplies conformément aux normes et aux instructions énoncées.

**Ce que vous apportez**:

- Formation post-secondaire en administration et bureautique avec des cours de comptabilité ou de finance, ou une combinaison équivalente de formation et d'expérience professionnelle.
- Au moins deux (2) ans d'expérience confirmée dans un poste similaire
- Expérience de base en comptabilité et/ou en finance
- Excellentes co