Secrétaire de Gestion - Quebec City, Canada - Université Laval

Université Laval

Verified Company

Quebec City, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Rôle principal
Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, des tâches de secrétariat afin de participer au suivi des processus relatifs aux études et à l'administration de son secteur.
Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes. Qualifications requises

**Scolarité**: D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent

**Expérience**: Deux (2) années d'expérience pertinente.

**Autres**: Logiciels: Word, Excel, Outlook
Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.
La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:
chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité mínimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.

À titre d'information

**Autres logiciels utilisés**: Explo, PS finance, Constellio

**Les principales tâches de ce poste**:
Veille à ce que les fournisseurs transmettent les documents requis dans les délais en vue de compléter leur dossier contractuel ou de soumission;
Répond aux appels génériques du Service des finances afin de traiter les questions simples ou aiguiller correctement la clientèle et fait de même avec les courriels de la boîte générique;
Assure le classement documentaire des dossiers d'approvisionnement (papiers et électroniques);
Organise les rencontres des comités de sélection;
Rédige des lettres (avec l'aide des gabarits existants) à l'attention des fournisseurs en lien avec le processus d'approvisionnement ;
S'assure que la mise en page de tous les gabarits ou procédures utilisés par le secteur approvisionnement respecte les normes de présentation des documents ;
Effectue la révision linguistique de certains documents ;
Révise les calculs des soumissions financières reçues et porte à l'attention du conseiller en approvisionnement toute erreur de calcul ;
Prépare les demandes d'achats et demandes de paiements ;
Etc.