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University of Ottawa

Verified Company

Ottawa, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Type d'emploi:
Employé

Durée en mois (pour les emplois à durée déterminée):
N/A

Famille d'emplois:
Soutien administratif

Nombre de postes à pourvoir:
1

Faculté/Service - Département:
IDP - Opérations et Service à la clientèle

Campus:
Campus principal

Affiliation syndicale:
PSUO

Date d'affichage:
August 28, 2023

Date de clôture:
September 08, 2023

Heures par semaine:
35

Classe salariale:
PSUO, classe 06

Échelle salariale:
$50, $63,967.00

Raison d'être du poste:
Sous la supervision de la Coordonnatrice responsable des opérations, le titulaire assure le service à la clientèle de première ligne, notamment accueillir, renseigner et rediriger la communauté universitaire et les visiteurs externes. Effectuer une variété de tâches administratives afin de soutenir les opérations de l'unité.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:

- Service à la clientèle : Agir en tant que personne-ressource pour renseigner la communauté universitaire et le grand public au sujet des biens, des services, des activités, des horaires, des taux, des règlements et des politiques du secteur. Promouvoir les services et les produits offerts par le secteur et recommander aux clients ceux qui répondent le mieux à leurs besoins ou diriger les demandes aux personnes ou service appropriés. Traiter les demandes de biens ou de services (par exemple la vente de billets pour un évènement, des forfaits sportifs, des passes de stationnement, la location de chambres, etc.) et recevoir des paiements. Aider les clients à compléter divers formulaires administratifs. Recevoir et examiner les plaintes au sujet des produits, des services ou des politiques, mettre les comptes à jour et assurer les suivis selon les procédures établies.
- Tâches administratives : Effectuer une variété de tâches administratives afin de soutenir les opérations du service, telles que l'inscription des participants aux activités offertes, la saisie et la mise à jour de données, la rédaction et la préparation de divers documents administratifs, la réservation des locaux, la gestion des calendriers des activités et des évènements offerts par le secteur et la gestion du courrier.
- Opérations financières : Effectuer une variété de tâches administratives afin de soutenir les opérations financières courantes, telles que la saisie de données, l'émission de factures, la réception de paiements, la tenue de livres, la tenue des dossiers, la vérification et le rapprochement, tout en assurant la conformité aux politiques et règlements pertinents. Prendre des dispositions en vue d'un remboursement, d'un échange ou d'une annulation. Déceler les incohérences et prendre les mesures correctives appropriées pour assurer l'intégrité des données.
- Entretien des ressources physiques : Procéder aux inspections périodiques et ponctuelles des installations, de l'équipement et du matériel sous sa responsabilité pour s'assurer qu'ils soient sécuritaires et opérationnels en tout temps. Identifier les travaux de réparation ou de construction nécessaires pour prévenir les accidents ou pour éviter les réparations majeures. Répondre aux questions générales concernant les politiques connexes et signaler les anomalies à son supérieur.

Ce que vous apportez:

- Diplôme d'études secondaires; de préférence, achèvement d'une formation postsecondaire en administration et bureautique.
- Au moins une (2) année d'expérience manifesté dans un rôle semblable.
- Expérience dans la vente
- Connaissance et expérience des systèmes informatiques et des logiciels tels que Windows, traitement de textes, tableurs, Internet et le courriel.
- Fortes aptitudes en relations interpersonnelles, en communication et en service à la clientèle.
- Sens de la discrétion et de la confidentialité.
- Fiabilité.
- Bon jugement.
- Bon sens de l'organisation.
- Capacité de travailler sous pression.
- Bilinguisme - français et anglais (expression orale et écrite).

Compétences clés à l'Université d'Ottawa:
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l'Université d'Ottawa:
Planification : Mettre en place une série de mesures ou d'événements afin d'atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.

Initiative : Faire preuve d'initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.

Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.

Travail d'équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer