Adjoint Administratif - Montréal, Canada - McGill University

McGill University

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Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

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Si vous êtes un employé actif de McGill (c.à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).

Sommaire du poste:
Situé entre le campus du centre-ville de l'Université McGill et le mont Royal, l'Hôpital Royal Victoria (HRV) a ouvert ses portes en 1893. Depuis 2015, en étroite collaboration avec le gouvernement du Québec, l'Université McGill travaille à la construction d'un nouveau pavillon de m2 sur l'ancien site de l'Hôpital Royal Victoria, à la suite du déménagement du Centre universitaire de santé McGill (CUSM) au site Glen. Ce grand projet de réaménagement échelonné sur plusieurs années vise à être structurant tant pour la région de Montréal que pour l'arrondissement historique et naturel du mont Royal. Il est prévu que le projet sera terminé d'ici l'automne 2027.

Sous la supervision du directeur de la planification et du développement du projet Hôpital Royal Victoria de McGill, assumer des responsabilités de planification, d'organisation, de communication et d'administration à l'appui du projet du pavillon Hôpital Royal Victoria de McGill. Assurer la liaison avec les professionnels et les intervenants du projet. Comprendre l'importance d'établir et de maintenir des relations dans l'ensemble de l'organisation et avec les intervenants externes. Aider à l'élaboration et à la planification de réunions, d'assemblées publiques et d'autres événements pour le directeur de la planification et du développement ainsi que le directeur associé de la planification et du développement du pavillon Hôpital Royal Victoria de McGill. Participer, au besoin, à des projets spéciaux.

Principales responsabilités:

- Entreprendre ou organiser des activités à l'appui du travail quotidien du directeur;
- Veiller aux questions administratives et organisationnelles liées aux réunions du directeur avec des intervenants internes et externes, notamment des collègues universitaires, des représentants du gouvernement et d'autres partenaires;
- Comprendre les nombreux problèmes et dossiers dont s'occupe le directeur, en établir l'ordre de priorité et prendre des décisions proactives et au moment adéquat sur la façon dont ces dossiers peuvent progresser malgré un horaire chargé;
- Travailler en étroite collaboration avec les collègues du Bureau du directeur général du projet de réaménagement Royal Victoria et d'autres bureaux, selon le cas, afin de veiller à ce que le directeur soit bien informé et préparé pour toutes les réunions des comités portant sur le projet;
- Compiler les documents et les renseignements requis pour les réunions. Évaluer et résoudre les problèmes administratifs concernant l'horaire du directeur, Planification et développement. Au moment approprié, informer le directeur et formuler des recommandations. Examiner, classer par ordre de priorité et faire le suivi des documents aux fins de signature par le directeur. Maintenir un haut niveau de responsabilité, de discrétion et de confidentialité;
- Aider à l'élaboration et à la planification de réunions pour le directeur adjoint, Planification et développement, d'événements spéciaux et de réunions comme les assemblées publiques et les forums administratifs. Cela comprend l'organisation de l'ordre du jour, les présentations, l'administration de toute la logistique, les communications et la résolution des problèmes logistiques et techniques. Prendre en charge les activités de suivi, par exemple : procès-verbaux et notes de réunion, enquêtes, documents, etc.;
- Assurer le suivi de façon indépendante et de bout en bout de nombreuses mesures à prendre en lien avec des activités, des réunions et des demandes. Veiller à ce que les documents et la correspondance soient préparés en temps opportun;
- Concevoir et mettre en œuvre des procédures, des contrôles et des systèmes de tenue de dossiers pour le Bureau;
- Organiser les déplacements et l'hébergement, au pays et à l'étranger, liés aux affaires, aux conférences et à l'établissement de relations de l'Université en ce qui a trait aux activités gouvernementales et opérationnelles;
- Établir et maintenir des relations efficaces avec un grand nombre de bureaux de l'Université et avec la communauté externe;
- Aider à la préparation des rapports, des présentations et des autres documents requis;
- Fournir du soutien pour les projets et les affectations spéciales, au besoin.

Autres compétences et/ou aptitudes:
DEC III en techniques de secrétariat ou en techniques administratives, de préférence. Esprit d'initiative