Assistant(E) Administratif - Montréal, Canada - CHU Sainte-Justine

CHU Sainte-Justine

Verified Company

Montréal, Canada

18 hours ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Description de l'établissement**:
Le Centre hospitalier universitaire Sainte-Justine est le plus grand centre hospitalier mère-enfant au Canada et l'un des quatre plus importants centres pédiatriques en Amérique. Associé à l'Université de Montréal, le CHU Sainte-Justine est de loin le plus grand centre de formation en pédiatrie au Québec et un chef de file au Canada. Chaque jour, ce sont près de 7 000 personnes engagées - spécialistes en soins infirmiers, en réadaptation physique, en santé psychosociale, en recherche et en administration, médecins, dentistes, pharmaciennes et pharmaciens, stagiaires et bénévoles - qui, inspirées par une tradition d'innovation, collaborent afin de transformer la vie de générations.

**Description du poste**:
Sommaire des responsabilités

Sous l'autorité et la supervision Directeur adjoint, Affaires scientifiques et développement, le titulaire du poste s'intégrera au sein de l'équipe de la Direction de la recherche (DR) et sera responsable de fournir le support de secrétariat ainsi qu'une assistance administrative de haut niveau afin de faciliter le travail de son supérieur immédiat dans l'exécution de ses tâches, et ce, pour l'ensemble des dossiers dont il assume la responsabilité. De façon plus spécifique, il sera responsable de:

- Gérer l'agenda du Directeur adjoint, incluant la gestion des conflits d'horaire et la réorganisation rapide de l'agenda afin de maintenir un emploi du temps optimal;
- Assurer un suivi prompt et efficient de l'ensemble des dossiers du Directeur adjoint et assurer le maintien des dossiers confidentiels, incluant le classement approprié ;
- Gérer les demandes d'adhésion et de renouvellement à l'Assemblée des chercheurs et maintenir la base de données à jour ;
- Participer à l'organisation des événements du Centre en étroite collaboration avec le conseiller aux communications et les personnes qui y sont attitrées (ex. : retraite scientifique annuel, fête de fin d'année, évènements partenaires, etc.);
- Organiser l'ensemble des conférences scientifiques offertes à la communauté du Centre ;
- Assurer la gestion et le traitement des demandes FRQS-Chercheurs boursiers (lettres d'appui, soumission des demandes dans le portail FRQnet et suivi auprès des chercheurs);
- Organiser les rencontres des différents comité internes et externe, incluant les réservations de salles, les avis de convocations, l'ordre du jour et les compte rendus ;
- Rédiger des textes et documents de nature simple à complexe. Relire, corriger et mettre en page les correspondances, des notes de services, des comptes rendus et des documents de présentation, le tout autant en français qu'en anglais ;
- Toutes autres tâches connexes.

**Exigences**:
Compétences et connaissances
- Diplôme d'études collégiales en bureautique ou formation connexe;
- Expérience significative de 5 à 10 ans dans un poste similaire;
- Maîtrise du français et de l'anglais oral et écrit, bilinguisme essentiel;
- Connaissances avancées des logiciels de la suite Microsoft Office ;
- Excellente gestion des priorités, rapidité d'exécution, sens de l'organisation et capacité à apprendre rapidement;
- Capacité à travailler efficacement sous pression;
- Faire preuve de rigueur, minutie, professionnalisme et discrétion;
- Esprit d'initiative et très bonnes aptitudes pour le travail d'équipe;
- Être doué pour la communication interpersonnelle ;
- Bien comprendre les enjeux de l'organisation;
- Connaissance du milieu universitaire et/ou de la recherche un atout important.

Conditions d'emploi

Il s'agit d'un poste temporaire pour un remplacement de 12 mois, à temps complet (35 hrs/sem), non syndiqué, avec période de probation de 6 mois. La rémunération varie entre $/an à $/an selon l'échelle en vigueur au CHU Sainte-Justine et en fonction de l'expérience pertinente reconnue. Les autres conditions sont établies en fonction des normes en vigueur dans l'établissement.

Date d'entrée en fonction : Immédiate

**Remarques**:
**Autres avantages**:
Lorsque tu travailles au CHU Sainte-Justine, tu fais partie d'une grande famille dédiée au bien-être des mères et des enfants. Voici 3 avantages dont tu bénéficieras en obtenant un emploi:
1. Une conciliation travail et vie personnelle
- Plan de vacances avantageux
- 20 jours de vacances par année pour le personnel
- 13 jours fériés
- 9,6 jours de maladie par année
- Congés sociaux et pour études
- Congé de maternité, de paternité et d'adoption pouvant être prolongé jusqu'à 2 ans

2. Des avantages collectifs concurrentiels
- Régime de retraite à prestations déterminées (RREGOP)
- Assurances collectives pour vous et votre famille incluant l'incapacité à long terme et une assurance-vie additionnelle
- Programme d'aide aux employés et à leur famille

3. Des établissements fa