Assistant (E) Administratif (Ve), Junior, Min - Quebec City, Canada - SGS

SGS

Verified Company

Quebec City, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Description de l'entreprise**

Nous sommes SGS - Le leader mondial des services d'essais, d'inspection et de certification. Nous sommes reconnus comme la référence mondiale en matière de qualité et d'intégrité. Nos employés opèrent un réseau de 2 600 bureaux et laboratoires, travaillant ensemble pour permettre un monde meilleur, sécuritaire et plus interconnecté

**Description du poste**

**RESPONSABILITÉS PRINCIPALES**
Le titulaire de ce poste fournit un soutien administratif à divers professionnels du département ainsi qu'à des gestionnaires et chefs de département de niveau intermédiaire à supérieur. Le titulaire doit être capable d'effectuer plusieurs tâches à la fois afin de répondre aux besoins du service et de travailler simultanément avec plusieurs gestionnaires et missions.
Ce poste nécessite une supervision.
**RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES**
- Saisir, éditer, relire et finaliser des rapports, des états, des factures, des formulaires, des présentations et d'autres documents, en utilisant des systèmes et des logiciels informatiques (LIMS, BOSS).
- Trie les documents à classer en fonction de systèmes de classement particuliers.
- Classer, coder, croiser les références, enregistrer et stocker les documents.
- Tenir à jour et préparer des rapports à partir de fichiers manuels ou électroniques, d'inventaires, de listes de diffusion et de bases de données.
- Tenir à jour les dossiers comptables des créditeurs et des débiteurs.
- Facture les créances par le biais des systèmes BOSS et LIMS.
- Contrôle et formation des fiches de présence auprès des employés.
- Veiller au bon fonctionnement des équipements et des machines de bureau, et organiser les travaux d'entretien et de réparation éventuels.
- Répondre au téléphone et diriger les appels selon les besoins.
- Organiser des déjeuners, des réunions et des fonctions pour les clients, et coordonner les participants.
- Organise les réservations de voyages et d'hébergement.
- Soutien aux fonctions de standard téléphonique (sur certains sites).
- Fournir un soutien mutuel aux autres membres du personnel administratif, selon les besoins.
- Peut se voir confier périodiquement des projets spéciaux ou ad hoc.

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Qualifications*

**PROFIL**
- Diplôme universitaire.
- 1 à 5 ans d'expérience professionnelle préalable dans un rôle lié à l'administration... selon l'expérience et la capacité d'apprentissage.

**COMPÉTENCES REQUISES**

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Doit être capable de lire, de comprendre et de suivre les instructions de travail de manière sûre, précise et opportune.
- Capacité avérée à gérer et à coordonner plusieurs projets dans un environnement très professionnel et au rythme rapide.
- Démontre d'excellentes aptitudes à la communication verbale et écrite, y compris la grammaire et la composition.
- Capacité à travailler en équipe et de manière autonome.
- Compétences avérées en matière de gestion du temps et grand souci du détail.
- Travaille bien sous pression.
- Veiller au respect total des politiques de l'entreprise en matière de santé et de sécurité, de code d'intégrité et de conduite professionnelle.

**Renseignements complémentaires**

Type d'emploi : Temps Plein