Préposé à La Gestion Des Dossiers - Québec, Canada - EY

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Québec, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Chez EY, vous aurez l'occasion de bâtir une carrière aussi unique que vous l'êtes. Et grâce au volet mondial, au soutien, à la culture inclusive et à la technologie, vous pourrez devenir la meilleure version de vous-mêmes. Nous comptons sur votre voix et votre point de vue uniques pour aider EY à devenir encore meilleure également. Joignez-vous à nous et créez une expérience exceptionnelle pour vous-mêmes et un monde meilleur pour tous.

**La possibilité**

Vous vous joindrez à notre équipe Services de soutien à l'entreprise (SSE) et contribuerez à soutenir les fonctions importantes de facilitation des affaires qui assurent le bon fonctionnement de notre organisation. En tant que professionnel administratif motivé, vous travaillerez auprès de l'ensemble des équipes, fournissant les connaissances, les ressources et les outils nécessaires à EY pour offrir un service à la clientèle exceptionnel, réussir sur le marché et optimiser sa croissance et sa rentabilité.

Notre équipe très engagée est à la recherche d'un préposé à la gestion des dossiers. À titre de membre à part entière de l'équipe, cette personne sera responsable de la gestion des dossiers numériques et physiques et s'assurera que la Société respecte de façon continue les dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels et les exigences applicables en matière de conservation des dossiers.

**Vos principales responsabilités**
- Répondre aux demandes pour retracer et récupérer des dossiers dans notre base de données en assurant le respect des procédures de connexion et de déconnexion.
- Assurer une documentation appropriée de tous les dossiers de sorte qu'on puisse les retrouver facilement et respecter les processus de destruction.
- Collaborer avec des fournisseurs tiers hors site pour veiller à la destruction et au stockage appropriés de tous les dossiers physiques.
- Passer en revue tous les documents pour vérifier qu'ils sont authentiques et que l'étiquetage et les codes-barres sont conformes aux directives internes en matière de gestion des dossiers.
- Gérer et archiver des fichiers électroniques selon les procédures standardisées.
- Faire un suivi efficace des diverses bases de données pour en assurer l'exactitude.

**Compétences et qualités pour réussir**
- Sens de l'organisation, intérêt pour le travail d'équipe, bonne gestion du temps, solides compétences en communication (écrite et verbale), capacité de gérer plusieurs tâches à la fois et des priorités changeantes, et souci du détail.
- Grande capacité à assurer l'uniformité et solide compréhension de la directive de la Société en matière de conservation des dossiers.
- Connaissances en gestion des risques et en conformité, et aptitude à comprendre les directives ainsi qu'à fournir des indications à l'égard de questions s'y rapportant.
- Capacité à travailler au sein d'une équipe très occupée devant respecter des échéances serrées et assurer l'exactitude et la confidentialité.
- Aptitude à résoudre des problèmes et à faire preuve de discernement.
- Capacité à s'adapter à l'évolution rapide du contexte réglementaire.

**Pour être admissible à ce poste, vous devez avoir**:

- une excellente maîtrise du français et de l'anglais;
- au moins deux ans d'expérience en gestion de dossiers et en mappage de données, ainsi que des connaissances en la matière, et de l'expérience en saisie de données et en tenue de registres pour les activités de traitement;
- de l'expérience dans un rôle visant à assurer la conformité avec des procédés et politiques internes;
- une connaissance de la gestion de projet et des services fournis par un cabinet de services professionnels multidisciplinaire;
- une bonne connaissance de la technologie et de l'architecture des données (p. ex., bases de données, stockage infonuagique, flux de données).

**Idéalement, vous avez aussi**:

- une connaissance des lois fédérales et provinciales sur la protection des renseignements personnels et sur la conservation des dossiers au Canada;
- un certificat en gestion des dossiers et de l'information.

**Ce que nous offrons**

Nous offrons un programme de rémunération concurrentiel selon lequel vous êtes rémunéré en fonction de votre rendement et qui reconnaît la valeur que vous apportez à l'entreprise. De plus, notre programme de rémunération globale vous permet de déterminer les avantages qui vous conviennent et ceux qui vous aideront à mettre en place des assises solides pour votre avenir. Notre programme de rémunération globale comprend une couverture complète de soins médicaux, de médicaments d'ordonnance et de soins dentaires, un régime de retraite à cotisations définies, une directive en matière de vacances formidable, qui comprend des journées payées par la Société afin que vous profitiez d