Adjoint à La Vice-doyenne - Montréal, Canada - McGill University

McGill University

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Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

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Si vous êtes un employé actif de McGill (c.à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).

Sommaire du poste:
L'enseignement médical post-gradué supervise et soutient les programmes de résidence et de formation de boursiers. Le titulaire est chargé de fournir un soutien flexible, agile et de haute qualité a la Vice-doyenne, PGME, en supervisant toutes les questions liées à l'établissement des horaires, des réunions, aux événements spéciaux, et d'assurer une priorisation efficace de l'agenda de la Vice-doyenne.

Principales responsabilités:
- Planifier et programmer l'agenda de la Vice-doyenne et veiller à ce que toutes les réunions et demandes d'événements soient programmées en temps utile, en fonction des priorités.- Fournir un niveau élevé de soutien administratif à la Vice-doyenne. Anticiper et répondre à un éventail de besoins administratifs.- Assurer la liaison avec le personnel, les étudiants et la haute administration au nom de la Vice-doyenne. Traiter des informations hautement confidentielles et sensibles.- Fournir un soutien administratif complet à divers comités, notamment en organisant des réunions, en préparant des ordres du jour, des documents de réunion, des notes d'information, des notes d'allocution, des présentations et en rédigeant des procès-verbaux précis.- Travailler en étroite collaboration avec d'autres collègues du bureau, et d'autres bureaux le cas échéant, pour s'assurer que le doyen associé dispose d'informations exactes et à jour avant les réunions et les événements.- Assurer le suivi de nombreux points d'action et veiller à ce qu'il n'y ait pas de problèmes en suspens.- Appui administratif à l'accréditation (collecte de documents, préparation de dossiers et organisation de réunions pour la Vice-doyenne).- Soutenir de la Vice-doyenne et/ou la directrice associée aux opérations dans le cadre de projets spéciaux.

Autres compétences et/ou aptitudes:
- Expérience avérée de la gestion d'agendas complexes et à multiples facettes.- Capacité avérée à gérer des tâches multiples dans des délais serrés et avec des exigences concurrentes.- Solides compétences organisationnelles, capacité à hiérarchiser les tâches et à organiser des réunions avec de nombreux dirigeants de haut niveau.- Expérience de la rédaction de procès-verbaux de réunions- Relecture et révision de documents en anglais et en français- Autonome et ne nécessitant qu'une supervision mínimale pour mener à bien les tâches qui lui sont confiées- Doit être capable de faire preuve d'un haut niveau de professionnalisme et de discrétion à tout moment.- Être méticuleux dans la documentation des actions de suivi concernant les dossiers en cours.- Contribuer efficacement à la création d'un environnement d'équipe positif, avec la capacité démontrée de bien collaborer avec les collègues, y compris le partage des connaissances et des compétences.- Solide connaissance des outils de bureautique Microsoft, notamment Outlook, Word, Excel, Power Point et Adobe. La connaissance de MyCourses est un atout.- Capacité à communiquer en anglais et en français (à l'écrit et à l'oral).- Le poste est à temps partiel : 3 jours/semaine

Connaissance du français et de l'anglais : L'Université McGill est une université de langue anglaise et les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication en anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit. Le niveau d'anglais requis pour ce poste a été évalué à 4 sur une échelle de 0 à 4.

Formation et expérience mínimales requises:
DEC III 3 ans Expérience connexe /

Salaire horaire:
(AAPNEUM Niveau H) $ $40.97

Heures par semaine:
20.25 (Temps partiel)

Superviseur:
Advisor to the Associate Dean, PGME

Date de fin de l'emploi (le cas échéant):

Date limite pour postuler:

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