Administrative - Montréal, Canada - Fonds de solidarité FTQ

Fonds de solidarité FTQ

Verified Company

Montréal, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Au Fonds de solidarité FTQ, on s'investit dans la poursuite d'une société toujours plus durable, plus juste, plus inclusive et plus humaine.

Statut du poste:
Temporaire (Durée déterminée)
Emplacement principal:
Fonds de solidarité FTQ - Siège social - Montréal, Canada
Description:
SOMMAIRE

L'employé assure la réalisation des activités de soutien de son secteur d'activités et la gestion des priorités des activités de soutien de son supérieur immédiat et de l'équipe.

PRINCIPALES TÂCHES
- Détermine et fixe l'agenda de son supérieur immédiat.
- Coordonne les déplacements, les horaires et les rencontres de son supérieur immédiat, incluant les réservations de transport et d'hébergement et propose des solutions afin de maximiser l'utilisation du temps des personnes concernées.
- Reçoit le courrier interne et externe de son secteur d'activités, le traite, rédige des projets de réponses et les soumet avec le courrier entrant. Règle certaines situations de nature courante et en informe les personnes concernées.
- Reçoit, filtre et traite toutes les demandes verbales adressées à son secteur d'activités, dirige, au besoin, les demandes vers d'autres intervenants et en assure le suivi.
- Accueille les visiteurs et s'enquiert du but de leur visite. Règle la situation ou les dirige vers la personne concernée.
- Rédige la correspondance et tout autre texte à partir d'informations reçues.
- Assure la production multimédia de présentations.
- Prend en charge la logistique nécessaire à la tenue de réunion ou comités (réservation de salle, préparation du matériel, convocations, ordre du jour de la réunion, etc.).
- Assiste aux réunions ou, le cas échéant aux comités, prend les notes, rédige le compte rendu de réunions et assure le suivi des décisions.
- Assure la liaison avec les autres services pour la réalisation d'activités et les échanges d'information.
- S'assure que les rapports statistiques d'activités et les tableaux de bord de son service sont complétés dans les délais et les fait valider.
- Assure la diffusion d'information relative à sa direction et destinée à l'ensemble des employés via l'intranet.
- Fait le suivi du budget des activités, des factures et des demandes de paiement auprès de son gestionnaire et des services financiers.
- Complète et achemine les formulaires, requêtes internes et externes et en fait le suivi.
- Assure le suivi et la mise à jour du système de classement selon les politiques, les normes et les objectifs organisationnels.
- Produit divers rapports et tableaux de bord.
- Participe à tout projet où son expertise est requise.

QUALIFICATIONS DE BASE

Techniques
- Diplôme d'études professionnelles en secrétariat
- Cinq (5) ans d'expérience pertinente.
- Excellente connaissance du français parlé et écrit.
- Connaissance générale des logiciels requis par la fonction.
- Connaissance de la structure syndicale de la FTQ est un atout.

Qualités professionnelles
- Débrouillardise.
- Tact et diplomatie.
- Habiletés à travailler avec les chiffres.
- Capacité d'établir les priorités.
- Bonne communication verbale et écrite.
- Gestion du stress.

Études:
Diplôme d'études professionnelles (DEP) : Secrétariat (obligatoire), Diplôme d'études secondaires (DES) (obligatoire)
Attestations / certifications:
Langues:
Français
Le Fonds est un employeur de choix et pour vous démontrer l'importance qu'ont les talents qui œuvrent au sein de notre organisation, voici une partie du portefeuille d'avantages dont vous pourrez bénéficier:

- Salaire et avantages compétitifs
- Après avoir œuvré un nombre d'heures déterminées, vous serez admissible à certains avantages sociaux dont le régime de retraite à prestations déterminées;
- Accès à un centre de conditionnement physique sur le lieu de travail, incluant les services d'un kinésiologue sur place.

Venez, par votre expertise, contribuer à la croissance économique du Québec en créant, en maintenant ou en sauvegardant des emplois au moyen d'investissements.

Nous remercions toutes les personnes qui manifesteront leur intérêt pour ce poste. Cependant, seules les personnes sélectionnées seront contactées.

Type d'emploi : Temps Plein, Temporaire, Contractuel