Commis Des Services D'affaires - Montréal, Canada - CBRE

CBRE

Verified Company

Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Posted- 09-Aug-2023- Service line- GWS Segment- Role type- Full-time- Areas of Interest- Administrative, Facilities Management- Location(s)- Montreal - Quebec - Canada- English to follow**RÉSUMÉ DU POSTE**

Le titulaire de ce poste effectuera des fonctions de commis tout en respectant les procédures administratives propres à chaque service. En outre, il peut être appelé à : répondre aux appels téléphoniques, effectuer la tenue de livres, la dactylographie, le traitement de texte, la sténographie et le classement et utiliser les machines du bureau.

RESPONSABILITÉS ET TÂCHES ESSENTIELLES
- Maintenir et mettre à jour les systèmes de classement, d'inventaire, de publipostage et de bases de données à la main ou en utilisant un ordinateur, au besoin.
- Répondre aux appels internes et externes et noter les messages, au besoin.
- Responsable de l'entretien ménager, de l'entretien général et de la préparation de la salle de conférence, au besoin.
- Responsable de la disposition du matériel électronique et informatique de moyenne et grande valeur en temps opportun, comprenant la préparation des salles de formation selon les préférences des clients et la gestion de l'inventaire du matériel, qui doit être numérisé avant la disposition.
- Ouvrir, classer et acheminer le courrier entrant, répondre à la correspondance et préparer des envois postaux, au besoin.
- Effectuer la compilation, les copies, le classement et le rangement des dossiers relatifs aux activités du bureau, aux transactions commerciales et aux autres activités, au besoin.
- Examiner des fichiers, des dossiers et d'autres documents afin d'obtenir les informations nécessaires pour répondre aux demandes, au besoin.
- Responsable de la gestion des documents, comprenant la gestion des documents propriétaires à l'échelle nationale, au besoin.
- Soutenir la maintenance planifiée et sur appel des photocopieurs d'appoint, des photocopieurs du réseau et des appareils multifonctionnels.
- Effectuer des maintenances régulières et des réparations mineures, remplacer des pièces fonctionnelles et des fournitures renouvelables, au besoin.
- Collaborer avec les employés de soutien des services appropriés (ligne d'assistance, équipe de l'impression) afin de résoudre les problèmes d'impression, au besoin.
- Responsable du soutien technique comprenant la maintenance des environnements opérationnels et des équipements informatiques, le bon déroulement des vidéoconférences, l'installation et la maintenance du matériel informatique et des logiciels et la gestion des bases de données, au besoin.
- Répondre aux demandes et aux préoccupations des clients en fournissant des solutions appropriées, au besoin.
- Préparer des rapports statistiques et de mesures mensuels, au besoin.
- Fournir du soutien à l'installation, à la formation des clients et aux séances de formation relatives aux photocopieurs, imprimantes et télécopieurs, au besoin.
- Responsable du contrôle des clés, et du contrôle et de l'accès aux passes, au besoin.
- D'autres tâches pourraient être assignées en fonction des besoins.

**RESPONSABILITÉS DE SUPERVISION**
- Aucune responsabilité de supervision n'est liée à ce poste.

**JOB SUMMARY**

The purpose of this position is to perform clerical duties in accordance with the office procedures of individual departments. May include a combination of answering telephones, bookkeeping, typing or word processing, office machine operation, and filing.

ESSENTIAL DUTIES AND RESPONSIBILITIES
- May maintain and update filing, inventory, mailing, and database systems, either manually or using a computer.
- May answer telephones, direct calls, and take messages.
- May be responsible for meeting room housekeeping and maintenance including setup as required.
- , including set-up of training rooms based on client preferences.
- May open, sort, and route incoming mail, answer correspondence, and prepare outgoing mail.
- May compile, copy, sort, and file records of office activities, business transactions, and other activities.
- May review files, records, and other documents to obtain information to respond to requests.
- May be responsible for Records Management, including ownership of Records Management nationally.
- MFD's
- May be responsible for processing routine maintenance and basic repairs, replacing functional parts and consumable supplies.
- May work with appropriate service support personnel (Hot Line, Print team) to resolve printer issues.
- May respond to client inquiries or concerns and solution accordingly.
- May prepare monthly statistical/measurement reports.
- May assist with installation, client education and training sessions for copiers, printers, and fax.
- May be responsible for key control, badge control, and badge access
- Other duties may be assigned as necessary.

**SUPERVISORY RESPONSIBILITIES**
- No formal supervisory responsibilities in this po