Assistante Personnelle Exécutive - Montréal, Canada - Framestore

Framestore

Verified Company

Montréal, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

L'assistante personnelle exécutive (AP exécutive) est chargée de soutenir le chef de Studio-Montréal dans la gestion de la division cinéma de Framestore. Le PA exécutif joue un rôle de soutien clé en aidant la haute direction à travailler aussi efficacement et efficacement que possible dans un environnement mondial extrêmement occuper.

L'AP exécutif travaillera en étroite collaboration avec le chef de Studio-Montréal pour s'assurer qu'il est préparé pour les réunions, que son emploi du temps est respecté et qu'il traitera discrètement les informations confidentielles et sensibles de manière appropriée.

Une expérience dans un rôle similaire dans une industrie créative et un environnement de travail mondial est également bénéfique

**Responsabilités**:

- Gestion de l'agenda du chef de studio
- Faciliter le bon déroulement de toutes les réunions locales et mondiales, en veillant à ce que les réunions se déroulent sans heurts avec tous les agendas coordonnés à travers le réseau et les salles de réunion réservées dans tous les lieux
- Établir des relations avec d'autres membres du personnel d'assistance dans les bureaux mondiaux de Framestore
- Assister ponctuellement le chef de production dans certaines tâches administratives
- Organiser un voyage
- Organiser des réunions, mettre en place des conférences et des appels vidéo
- Ressources de réservation
- Réservation des évaluations du personnel et collecte de commentaires
- Organisation et classement de documents confidentiels
- Travail sur des présentations ( Google
- Mise à jour des feuilles de calcul, des bases de données et autres tâches administratives
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre les messages des clients
- Assurer la liaison avec les départements des ressources humaines, des finances, des systèmes, du bureau et des effets visuels
- Organisation de sélections de clients et d'événements.

ENGLISH FOLLOWS:
The Executive Personal Assistant (Executive PA) is responsible for supporting the Head of Studio-Montreal with the running of Framestore's film division. The Executive PA is a key support role in aiding senior management to work as effectively and efficiently as possible in an extremely busy global environment.

The Executive PA will work closely with the managing director to ensure that they are prepared for meetings, their schedule is kept running on time and will discreetly deal with confidential and sensitive information in an appropriate manner.

Also beneficial is experience in a similar role in a creative industry, and a global working environment.

**Responsibilities**:

- Diary management for the Head of Studio
- Facilitate the smooth running of all local and global meetings, ensuring meetings happen smoothly with all diaries co-ordinated across the network and meeting rooms booked in all locations
- Build relationships with other support staff in the Framestore global offices
- Assisting the Head of Production with certain administrative duties from time to time
- Arranging travel
- Organising meetings, setting up conference and video calls
- Booking resources
- Booking staff appraisals, and gathering feedback
- Organising and filing confidential documents
- Occasional work on presentations
- Updating spreadsheets, databases and other administrative duties
- Answering phone calls and taking messages from clients
- Liaising with the HR, finance, systems, desktop and VFX departments
- Organising client screening and events.
- L'anglais et le français ( oral et écrit)
- Compétences avancées en Microsoft Office
- Excellentes aptitudes de communication
- La capacité de bien travailler sous pression, seul et en équipe
- Attitude fiable et responsable
- Solides compétences organisationnelles
- Capable de travailler de sa propre initiative
- Discrétion
- Un intérêt pour l'animation et les effets visuels, ainsi que pour les technologies émergentes serait un plus

ENGLISH FOLLOWS:
**Requirements**:

- Fluent in both English and French
- Advanced Microsoft Office skills
- Excellent communication skills
- The ability to work well under pressure
- Reliable and responsible attitude
- Strong organisational skills
- Able to work under own initiative
- Discretion
- An interest in animation and VFX, as well as emerging technologies would be a plus