Coordonnatrice/coordonnateur Des Services - Ottawa, Canada - Canadian Association of University Teachers

Canadian Association of University Teachers

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Ottawa, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

L'Association canadienne des professeures et professeurs d'université (ACPPU) cherche à pourvoir **le poste régulier à temps plein de coordonnatrice/coordonnateur des services exécutifs.**

L'ACPPU est une organisation syndicale et professionnelle progressiste qui représente plus de professeures et professeurs, bibliothécaires, chercheuses et chercheurs, universitaires et membres du personnel général en poste dans 124 universités et collèges au pays. Elle veille aux intérêts économiques et politiques de ses membres, s'emploie à faire progresser les normes de la profession et travaille activement à améliorer la qualité et l'accessibilité de l'éducation postsecondaire au Canada.

Sous la responsabilité de la cheffe des services exécutifs, la ou le titulaire de ce poste assiste cette dernière en coordonnant et en menant à bien les tâches liées aux projets qui lui sont confiés, ainsi qu'aux divers comités et organes directeurs de l'organisation. L'équipe des services exécutifs soutient la planification et la coordination des réunions et assemblées des entités de gouvernance de l'ACPPU, ainsi que la coordination des conférences et des événements; gère la correspondance, les notes de service et les publications régulières destinées aux associations membres; assure la coordination des prix et des bourses décernés par l'ACPPU; et coordonne la traduction des documents et des supports de communication de l'ACPPU.

**Tâches et responsabilités**
- Fournir un soutien de premier plan aux opérations de la Caisse de défense, notamment en coordonnant les diverses activités administratives de la Caisse de défense, telles que l'assemblée générale annuelle et les réunions des administratrices et administrateurs, l'archivage des documents, la mise à jour du site web de la Caisse de défense, la tenue de diverses listes et l'exécution d'autres tâches connexes.
- Coordonner le travail des services de traduction, notamment en améliorant les services de traduction de l'organisation, en gérant les demandes, en communiquant avec les contractantes et contractants et d'autres parties prenantes clés, et en effectuant la relecture des traductions.
- Coordonner le contenu et la maintenance de l'intranet de l'Unité des services exécutifs, y compris la mise à jour du contenu et la coordination avec les services de gestion de l'information et d'administration des systèmes TI en ce qui concerne toutes les mises à jour ou exigences techniques.
- Contribuer à la coordination et à la mise en œuvre des activités d'amélioration des processus au sein de l'Unité des services exécutifs, y compris la cartographie des processus et flux de travail, les formulaires et procédures de demande, la bureautique, la structure de gestion des dossiers et les conventions d'appellation.
- Contribuer à la coordination du soutien administratif offert aux comités et aux groupes de travail de l'ACPPU.
- Contribuer à la coordination des services administratifs de l'organisation, y compris la collaboration administrative entre les équipes.
- Coordonner et soutenir l'intégration des nouveaux présidents d'associations membres et des nouveaux membres de comités.
- Participer au processus de coordination lié à l'examen et à la relecture des documents et des supports de communication avant leur distribution ou leur affichage sur le site web de l'ACPPU.
- Coordonner et préparer la distribution et la diffusion des documents.
- Stocker les documents électroniques conformément aux protocoles du système de stockage des documents et tenir à jour et organiser les dossiers de la section.
- Suivre, saisir les données dans les bases de données qui lui sont attribuées et tenir à jour celles-ci.
- Aider à la préparation, à la logistique, au soutien et à la coordination de divers événements.
- Suivre et coordonner le paiement des factures aux fournisseurs et/ou aux membres.
- Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels, et y répondre ou les réorienter, le cas échéant.
- Traiter les demandes d'information internes et externes.
- Adopter de nouveaux outils et systèmes en fonction de leur rôle.
- Respecter les processus établis et les systèmes de contrôle de la qualité pour le flux de travail administratif et recommander des améliorations pour accroître la qualité ou l'efficacité.
- Participer aux réunions régulières de l'équipe pour assurer la conformité avec les objectifs établis, veiller à ce que des progrès soient accomplis par rapport aux priorités et assurer la communication bilatérale.
- S'acquitter des autres fonctions connexes que lui confère la direction de l'ACPPU.

**Horaire et lieu**
- Poste à plein temps, 35 heures par semaine.
- Des heures supplémentaires peuvent être requises à l'occasion.
- Obligation de travailler au moins 4 jours par semaine depuis les bureaux de l'ACPPU.
- Certains déplacements au Ca