Responsable Du Bureau Administratif - Montréal, Canada - Syndicat des copropriétaires du Domaine du parc olympique

Description

Sous l'autorité des membres du conseil d'administration du syndicat des copropriétaires du domaine du parc olympique, la titulaire du poste assure le bon fonctionnement du cadre administratif qui lui est dévolu. De plus, elle répond aux demandes des copropriétaires et se réfère aux membres du conseil d'administration pour toutes demandes particulières. Le syndicat des copropriétaires du domaine du parc olympique gère deux immeubles ayant un total de 148 copropriétés. Les deux immeubles sont reliés entre eux par un corridor intérieur. De plus, il assure la gestion d'installations sportives ainsi que de terrains aménagés. Les copropriétaires jouissent d'un syndicat qui se conforme aux règlements en vigueur et procure à ses copropriétaires un espace de vie où il fait bon vivre et où le maintien et l'entretien de ses installations sont une priorité.

**TÂCHES ET RESPONSABILITÉS**:
La titulaire du poste s'engage à remplir, effectuer et fournir les tâches et responsabilités

suivantes en étroite collaboration avec les membres du conseil d'administration:

- Accueillir les nouveaux résidents et les informer des règlements et modes de fonctionnement;
- Organiser les emménagements et déménagements;
- Maintenir à jour le registre des copropriétaires, les bases de données des fournisseurs et le système d'accès et de télésurveillance;
- Gérer la vente de puces d'accès à l'immeuble, des télécommandes de la porte de garage et de cartons de stationnement;
- Gérer toute la correspondance;
- Rédiger des réponses aux copropriétaires, des lettres, avis et autres documents avec les outils informatiques de Microsoft;
- Assurer le suivi des demandes des copropriétaires;
- Assurer le bon fonctionnement de l'équipement informatique;
- Gérer les fournitures de bureau et le matériel pour le surintendant;
- Assister aux réunions du conseil d'administration et rédiger les procès-verbaux;
- Gérer les réservations du Grand Salon;
- Maintenir à jour des immatriculations de l'Employeur auprès du Registraire des entreprises du Québec, de la Commission des normes, de l'équité, de la santé et de la sécurité du travail, et de tout autre organisme gouvernemental;
- Planifier et organiser les visites annuelles de l'inspection-incendie;
- Maintenir les archives;
- Proposer des améliorations à l'environnement administratif ou opérationnel;
- Informer le conseil d'administration de toute plainte, tout incident ou toute problématique relevant de son autorité;
- Exécuter des mandats spécifiques déterminés au besoin par le conseild'administration;
- le suivi des factures reçues des fournisseurs et procéder au paiement de celles-ci après autorisation;
- Assurer le dépôt des recettes;
- Procéder aux prélèvements mensuels des frais de copropriété;
- Préparer les documents requis pour le comptable;
- Agir comme responsable administrative dans l'éventualité d'ajout de ressources humaines à l'équipe ;
- Collaborer à la rédaction des bulletins d'information et autres médiums de communication destinés aux copropriétaires et les expédier;
Type d'emploi : Temps plein

Salaire : 51 000,00$ à 60 000,00$ par an

Avantages:

- Congés payés
- Gym sur place
- Stationnement sur place

Flexible Language Requirement:

- Anglais non requis

Horaires de travail:

- Du Lundi au Vendredi

Formation:

- DEC (Souhaité)

Lieu du poste : En présentiel