Coordonnateur Administratif - Montréal, Canada - McGill University

McGill University

Verified Company

Montréal, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Veuillez référer au guide

pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.

Si vous êtes un employé actif de McGill (c.à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).

Sommaire du poste:
Sous la direction du supérieur immédiat, exécuter des tâches de soutien administratif et de secrétariat. Contribuer au bon fonctionnement de l'unité. Agir à titre de personne-ressource en matière de politiques et de procédures. Administrer les comptes de l'unité. Participer à l'organisation des activités de l'unité. Assumer la responsabilité des documents et des dossiers de l'unité. Assurer la maintenance des systèmes d'information.

Principales responsabilités:

- Fournit des informations aux personnes qui appellent et aux visiteurs. Détermine le motif de l'appel ou de la visite et prépare les documents nécessaires. Orienter les appelants et les visiteurs vers les personnes ressources appropriées. évalue la nécessité de l'intervention d'autres personnes ressources et prend les rendez-vous nécessaires.
- Tient à jour l'agenda du superviseur. Fixe les rendez-vous, rappelle les rendez-vous au superviseur et organise l'emploi du temps en fonction des priorités.
- Planifie les réunions, contacte les participants et réserve les salles de réunion. Participe à la préparation de l'ordre du jour. Assiste aux réunions, rédige les procès-verbaux et assure le suivi des décisions dans son domaine de compétence.
- Agir en tant que personne ressource en ce qui concerne les politiques et les procédures de l'unité. Résoudre les problèmes dans son domaine de compétence. Consulter la documentation pertinente et se mettre en rapport avec les personnes ressources appropriées afin d'obtenir et de fournir des informations sur des questions diverses et complexes.
- Participe au bon fonctionnement de l'unité. Recommande des changements de procédure pour permettre à l'unité de fonctionner plus efficacement. Collabore avec le superviseur et d'autres personnes à l'établissement des priorités de travail. Assurer le suivi et la mise en œuvre appropriée des décisions prises par le superviseur.
- Examine et trie le courrier. Préparer des dossiers en y joignant les documents justificatifs appropriés et en recherchant des informations, le cas échéant. Répondre aux demandes dans son domaine de responsabilité. Prend note des actions requises et assure le suivi.
- Coordonne l'organisation d'événements tels que des symposiums et des conférences. Organise les déplacements.

Cette liste de tâches et de responsabilités est représentative, mais ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui pourraient être exécutées par un employé dont le poste correspond à cette description générique.

Informations complémentaires:
Une expérience de la gestion de plusieurs agendas est un atout. Une expérience de travail dans un poste en contact avec des étudiants dans des situations de forte pression est considérée comme un atout.

Autres compétences et/ou aptitudes:
Formation et expérience mínimales requises:
DEP - Systèmes de bureautique 4 ans Expérience connexe / DEP - Études de secrétariat

Salaire horaire:
(AAPNEUM Niveau F) $ $35.40

Heures par semaine:
33.75 (Temps plein)

Superviseur:
Professeur agrégé

Date de fin de l'emploi (le cas échéant):

Date limite pour postuler:

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