Gestionnaire D'unité - Montréal, Canada - McGill University

McGill University

Verified Company

Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Veuillez référer au guide

pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.

Si vous êtes un employé actif de McGill (c.à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).

Sommaire du poste:
Sous la responsabilité du Directeur associé, administration fournir une administration efficiente et efficace au centre de soutien administratif (CSA) à l'appui de l'enseignement, de la recherche et de l'administration, conformément aux buts et objectifs de l'unité, tout en assurant la cohérence avec la mission et la culture de l'Université. Planifier, élaborer et mettre en œuvre des processus et politiques administratifs pour une unité. Élaborer des normes, des pratiques et des systèmes administratifs. Assurer une fonction de liaison avec les autres unités et les organisations externes. Soutenir les activités liées à l'administration générale, y compris, mais sans s'y limiter, les finances, les ressources humaines, les communications, les affaires étudiantes, les ressources matérielles, les archives, la gouvernance et les affaires juridiques. Gérer l'administration de la recherche, les contrats, les subventions, les dons philanthropiques ou d'autres relations officielles. Interpréter et appliquer les règlements, politiques et directives de l'université. Exercer des fonctions liées à la planification et à l'analyse institutionnelle.

Principales responsabilités:

- En tant que membre de l'équipe de gestion d'un Centre de soutien administratif désigné, planifier, élaborer et mettre en œuvre des procédures, des politiques et des processus administratifs à l'appui des objectifs du Centre de soutien administratif.
- Fournir un leadership, des conseils professionnels et une orientation fonctionnelle pour façonner la mission du Centre de soutien administratif conformément à ses valeurs et à sa culture.
- Fournir des conseils aux départements et aux présidents de département assignés concernant les politiques et les procédures de la faculté et de l'université dans le domaine des finances.
- Participer à la planification budgétaire et recommander des affectations budgétaires pour les départements, notamment en assistant aux réunions budgétaires avec le doyen et le président.
- Préparer et soumettre tous les budgets des départements desservis.
- Exercer des contrôles budgétaires pour les départements et surveiller les budgets de fonctionnement.
- Participer à la prise de décision pour aider les présidents des départements à établir des priorités, à identifier les ressources potentielles et à réduire l'utilisation inefficace des ressources existantes.
- S'assurer que le financement est garanti tout au long du processus d'embauche du personnel administratif et académique.
- Travailler avec les présidents de département pour déterminer les besoins en financement des assistants d'enseignement et des chargés de cours tout en respectant les disponibilités budgétaires actuelles et la politique de la faculté avant d'afficher les postes.
- Agir en tant qu'approbateur/réviseur pour diverses transactions financières.
- Responsable du traitement de l'embauche de tous les employés basés sur des feuilles de temps (AMURE, AMUSE, correcteurs).
- Gérer le processus de paiement des conférenciers invités.
- Agir en tant que soutien pour les autres responsables de secteur du centre.
- Superviser les membres de l'équipe financière du Centre de soutien administratif.
- Superviser la préparation des données financières pour les rapports annuels des départements et les autres besoins en matière de rapports pour le directeur principal de l'administration et la faculté.

Autres compétences et/ou aptitudes:
Compétences avérées en matière de gestion financière, y compris la planification budgétaire et les principes et procédures comptables et financières. Capacité à travailler en équipe et à soutenir ses collègues. Connaissance avérée des politiques et procédures universitaires et non universitaires de McGill. Capacité à travailler sous pression et à respecter des délais précis. Expérience de la gestion d'une équipe multigénérationnelle et diversifiée. Capacité à interagir efficacement et professionnellement avec les universitaires et le personnel administratif à tous les niveaux. Capacité avérée à travailler dans un environnement à fort volume. Compétences avérées en matière de résolution de problèmes. Capacité avérée à s'adapter à des environnements et des responsabilités changeants. Solide connaissance d'Excel et des systèmes de McGill : Minerva, Banner, Workday et Crystal Reports. Capacité à travailler de manière autonome et à faire preuve de sens du service à la clientèle po