Tech. Administration - Montréal, Canada - CISSS de la Montérégie-Ouest

CISSS de la Montérégie-Ouest

Verified Company

Montréal, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Établissement:
- CISSS de la Montérégie-Ouest- Titre d'emploi:
- TECH. ADMINISTRATION - ATTACHE DE DIR. - DIR. DES RH, DÉV. ORGANISATIONNEL ET AFFAIRES JURIDIQUES- Clientèle:
- Plusieurs clientèles- Territoire de l'emploi:
- Châteauguay- Motif du besoin (à titre indicatif):
- Poste vacant- Statut de l'emploi:
- Permanent
- temps complet- Nombre de jours:
- 5 jours par semaine- Quart de travail:
- Jour- Type de poste:
- Personnel syndicable non syndiqué- Direction:
- Direction des ressources humaines et du développement organisationnel (DRHDO)- Service:
- Horaire de travail:
- Lundi au vendredi- Catégorie d'emploi:
- Personnel de bureau et administration (agent administratif, secrétaire (médicale, juridique ), archiviste, tech. en administration, etc.)- Échelle salariale :- Nombre d'emplois disponibles:
- 1- Fin d'affichage:
Numéro de référence:
- CAT Description:
- Sous la responsabilité du directeur, la personne titulaire du poste assiste ce dernier dans ses fonctions, agit à titre de première répondante auprès des collaborateurs internes et externes et effectue un travail varié et complexe de soutien administratif pour la direction.
- Elle soutient le directeur dans la planification et la gestion de son temps. Elle assure la préparation et le suivi des dossiers du directeur pour les comités auxquels il participe. Elle agit en soutien administratif auprès des membres de l'équipe de la direction dans un contexte d'amélioration continue des processus sous sa responsabilité. Elle est appelée, à la demande du directeur, à participer à différents comités à titre de représentante de l'employeur. L'ensemble de ses responsabilités l'amène à travailler dans un environnement complexe composé de situations diversifiées.- Elle soutient également le directeur dans le processus d'affichage des postes de cadres supérieurs, ainsi que les différentes actions qui en découlent.- En qualité de technicienne en administration (attachée de direction), elle exerce des fonctions de soutien au directeur et est appelée à intervenir auprès du personnel de la direction dans la gestion et le suivi de dossiers reliés aux responsabilités de la direction, et ce, autant pour les mandats avec les partenaires externes qu'internes.
- En tant que membre du comité de gestion de la direction, elle participe aux discussions touchant le fonctionnement de l'ensemble de la direction afin d'optimiser les différents processus administratifs qu'on y retrouve et en demeure solidaire une fois ceux-ci adoptés.
- En tant que membre du comité de soutien de la haute direction, elle participe aux discussions touchant l'élaboration et l'harmonisation des politiques et procédures administratives et des outils de travail de l'organisation ainsi que le développement des compétences du personnel administratif. Elle s'assure de transmettre l'information auprès des du personnel de soutien et aux gestionnaires (si requis) de sa direction.
- Responsabilités et attributions générales- Assiste son supérieur immédiat dans les différents mandats qui lui sont confiés;
- Responsable de la gestion d'agenda et courriels de son supérieur immédiat en tenant compte des priorités;
- Assure le suivi des courriels et du courrier en collaboration avec son supérieur immédiat et met en place un mécanisme de suivi pour les redditions de comptes;
- Participe aux rencontres du comité de gestion de sa direction et du comité de soutien de la haute direction;
- Participe, le cas échéant, au sous-comité du conseil d'administration dont sa direction est responsable;
- Assiste à des rencontres ou à des comités à titre de représentante de la direction?;
- Représente, à la demande de son supérieur, sa direction tant à l'intérieur qu'à l'extérieur de l'établissement;
- Effectue des travaux d'ordre administratif reliés à la gestion des ressources financières, à la gestion des ressources humaines, à la gestion des ressources matérielles et à l'organisation du travail?;
- Autorise les relevés de présence des gestionnaires et autres employés de la direction et complète les formulaires de demandes de remboursement des dépenses liées au travail de son supérieur immédiat;
- Assure un soutien à son supérieur immédiat et aux gestionnaires de sa direction en les conseillant sur la définition des orientations, des objectifs et des priorités en matière de procédés administratifs;
- Émet, à l'intérieur de son champ d'autorité, des directives aux unités administratives de sa direction;
- S'assure du respect des lois, des politiques, des procédures, des normes, des contrats, des règlements et des directives en fonction des mandats qui lui sont confiés;
- Responsable des mises à jour des outils de communication de la direction, notamment le bottin des employés et gestionnaires, l'organigramme, l'intranet,