Coordonnateur Administratif - Montréal, Canada - McGill University

McGill University

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Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Veuillez référer au guide

pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.

Si vous êtes un employé actif de McGill (c.à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).

Unité des systèmes de la Terre (sciences atmosphériques et océaniques, sciences de la terre et des planètes et géographie )

faculté des sciences

Sommaire du poste:
Sous la direction du superviseur immédiat, fournir un soutien administratif aux questions relatives aux affaires étudiantes. Fournir des renseignements détaillés sur les politiques et les règlements universitaires. Vérifier, traiter et approuver les documents relatifs aux admissions, aux inscriptions, à la remise des diplômes et à la présentation des notes. Coordonner les activités liées aux admissions, aux examens, aux inscriptions et à la remise des diplômes. Conseiller les étudiants et résoudre les problèmes liés à leur dossier. Produire et coordonner la distribution des documents.

Tâches et responsabilités principales:
- Recevoir et fournir des renseignements et des explications détaillés aux étudiants. Participer à l'organisation des admissions et des inscriptions. Préparer, examiner et vérifier les dossiers des admissions et des séances d'inscription. Assurer le suivi. Remplir et approuver les formulaires concernant les changements de cours ou de programme, les inscriptions interdépartementales ou interuniversitaires ainsi que les programmes de résidence et de stage.-
- Coordonner le processus de remise des prix, des bourses d'études et des bourses de recherche. Distribuer les formulaires de demande et fournir des renseignements sur les marches à suivre et les échéances. Vérifier que les dossiers des étudiants sont complets et, au besoin, établir les liens nécessaires avec le processus d'admission.- Assurer la liaison avec les étudiants, le personnel enseignant, les départements, les facultés, les services, les écoles secondaires, les cégeps, les centres de formation et les autorités universitaires et gouvernementales. Fournir des renseignements sur les règlements scolaires, les dossiers des étudiants, les programmes et les calendriers.- Contrôler les inscriptions aux cours. Compiler l'information, vérifier et mettre à jour les calendriers et les entrées au calendrier. Coordonner la présentation au système central d'établissement des horaires et agir à titre de personne-ressource pour l'unité. Tenir à jour les dossiers des cours, des calendriers, des programmes, des étudiants et des diplômés. Coordonner les processus administratifs relatifs aux examens de synthèse et soutenances de doctorat et à la présentation de thèses et de mémoires.- Veiller à ce que les frais de scolarité et autres frais soient correctement évalués. Vérifier les résultats des tests linguistiques et informer les étudiants des mesures à prendre en cas d'échec; faire le suivi de ces cas.- Tenir à jour le système de classement et préparer les documents à archiver. Entrer des données et mettre à jour les dossiers des étudiants. Résoudre les problèmes connexes.Cette liste de tâches et de responsabilités susmentionnées est représentative, mais ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui pourraient être exécutées par un employé dont le poste correspond à cette description générique.

Autres compétences et/ou aptitudes requises:
Une expérience dans le domaine des affaires étudiantes est préférable. Orientation client et service, et aptitude manifeste d'interagir avec des personnes à tous les niveaux. Excellent sens de l'organisation et capacité d'établir des priorités, et de mener plusieurs tâches de front et de respecter les échéances fixées. Souci du détail. Expérience de travail avec des données confidentielles. Capacité avérée à travailler de façon autonome et à faire preuve d'initiative pour résoudre les problèmes dans ses domaines de responsabilité; esprit d'équipe. Excellentes aptitudes à la communication écrite et aux relations interpersonnelles. Capacité avérée à écouter et à aider les étudiants. Aptitude reconnue à communiquer clairement et à bien comprendre l'information reçue. Connaissance de l'admission au premier cycle et des relevés de notes, un atout. Capacité de travailler dans un environnement informatique à l'aide de logiciels de traitement de texte, de feuilles de calcul, de bases de données, de logiciels de présentation, de courriels, d'Internet et des systèmes informatique de renseignements sur les étudiants Minerva/Banner.

Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidien